Centraliser vos données RH avec la BI
Alors même que les entreprises prennent progressivement conscience de la nécessité d’entrer dans l’ère du digital, les fonctions RH sont encore à la traîne, et plus particulièrement les PME. Selon une étude récente de l’Université Catholique de L’Ouest, seulement 16% des PME (moins de 250 salariés) sont équipées d’un outil pour la gestion des RH.
Pourtant, il suffit de le constater, les offres applicatives à destination spécifique de ce marché sont en plein essor : depuis la gestion des notes de frais, jusqu’à celle des emplois et des compétences, en passant par le recrutement ou la formation. Qui plus est, pour encore plus séduire et simplifier l’accès à ces applications jusqu’ici réservées aux grandes organisations, ces solutions sont de plus en plus disponibles en Saas, ne nécessitant aucune installation particulière et limitant l’investissement financier puisqu’accessible par simple abonnement.
Incontournable Excel !
Il est vrai que les habitudes ont la dent dure ! Pour preuve : le tableur reste, auprès des responsables des ressources humaines, le principal outil en usage. Evidemment, Excel est plein de qualités dont ces utilisateurs ne sauraient se passer.
Rien de mieux qu’Excel pour présenter le tableau du bilan des actions de formation, ou encore pour calculer le fameux indice égalité hommes-femmes. Et puis, dès qu’il s’agit de mise en forme, Excel regorge de fonctions de mise en couleurs, de graphiques qui rendent la lecture plus agréable et plus compréhensible. En plus, tout le monde l’a sur son poste et on trouve quantité de forums d’astuces d’utilisation dans tous les domaines…
Seulement voilà : nombre d’entreprises, et donc de DRH en font encore aujourd’hui l’amer constat : devant la multiplicité des données et leur disparité, on passe beaucoup de temps, trop de temps, à extraire, rassembler, harmoniser, vérifier et contrôler ces tableaux.
Un entrepôt de données pour les fonctions RH…
Soyons réalistes ! Toutes les entreprises ne vont pas s’équiper d’outils de RH et abandonner Excel d’un seul coup ! Il y a bien une solution pour réunir le meilleur des deux : c’est la business intelligence, qui permet de concevoir et de gérer un entrepôt de données. Pourquoi faire ?
Pour automatiser, calculer, harmoniser… et centraliser
La première source des données du DRH, c’est évidemment le fichier du personnel et donc… celui de la paie. Toutes les entreprises sont équipées d’un système de paie. Voilà donc la première source de l’entrepôt des données RH de l’entreprise. A partir des données contenues dans la paie, on peut par exemple automatiser de nombreux calculs : la répartition H/F des effectifs, des salaires, des catégories socio-professionnelles employées, etc… et évidemment des rémunérations et de leurs évolutions… on peut suivre les temps de travail, les compteurs de congés ou de RTT ; on peut placer les salariés sur une carte pour mesurer les temps de transport ou calculer leur empreinte carbone… Bref, la paie regorge d’informations utiles…. pour peu que l’on dispose des moyens d’analyse et de restitution propres aux outils de BI.
Mettre en œuvre un outil de business intelligence, c’est avant-tout faire la chasse aux taches inutiles, mais aussi chercher à capitaliser pour harmoniser. Prenons pour exemple l’effectif (comme on pourrait prendre le chiffre d’affaires dans d’autres domaines…) : qui a la bonne réponse ? Celui qui compte simplement ses collègues ? ou celui qui sait calculer l’ETP ? ou bien encore celui qui compte les prestataires ou les intérimaires ?
C’est la conception même de l’entrepôt de données, la définition des indicateurs clés et de leurs moyens de calcul qui permettent, non seulement d’automatiser, mais également de préciser et d’harmoniser afin que chacun dispose de la bonne information dont il a besoin.
Si la paie constitue une source incontournable, d’autres applications du fameux SIRH viennent compléter l’information contenue dans l’entrepôt. Vous avez mis en œuvre un logiciel de notes de frais ? Voila un nouveau moyen d’analyser les dépenses de vos salariés par exemple, mais aussi mesurer leur comportement : font-ils leurs saisies au fil de l’eau ou bien est-ce le rush avant la date limite ? La BI peut vous aider à répondre à ces questions.
… Mais aussi pour les managers opérationnels
Mettre en œuvre un logiciel de BI, c’est avant tout bâtir un système de données spécialisées à disposition de tous… et centralisé pour être mieux partagé auprès des différentes directions, elles aussi en charge du management opérationnel de leurs équipes. L’outil de business intelligence permet de définir les droits sur les domaines et les données, y compris pour la diffusion ou le partage d’indicateurs clés concernant les collaborateurs. Et pourquoi ne pas utiliser votre solution de BI pour produire les différents rapports de la BDES ? La BI sait aussi sourcer ses données côté finances et contrôle de gestion.
Alors quelle que soit la configuration dans laquelle se trouve votre organisation et votre outillage RH, mettre en œuvre un entrepôt de données pour rassembler en un seul endroit les données de référence de vos salariés et de leur parcours dans votre entreprise, c’est avant tout investir pour plus d’efficacité et de rapidité dans la production des nombreux rapports inhérents à la fonction, mais c’est aussi l’opportunité de mettre les RH au service de tous, managers comme salariés.