DAF au service des métiers.
Le Groupe Ciuch est spécialisé dans la mise en œuvre de systèmes de convoyage et de solutions de mécanisation des flux logistiques.
Aujourd’hui le groupe est composé d’une holding et de trois entreprises de spécialisations :
- Ciuch Solutions qui conseille et conçoit des solutions de mécanisation des flux logistiques.
- Ciuch Industrie qui prend en charge la fabrication du matériel développé par le service R&D.
- Ciuch Services qui gère l’installation sur les sites des clients et le service SAV, ainsi que la maintenance des machines.
Implantée dans le nord de la France, depuis 1966, l’entreprise emploie 150 personnes afin de proposer des solutions innovantes de logistique à ses clients.
Le besoin initial
Au sein de Ciuch, les équipes travaillaient avec plusieurs logiciels : Open Executive, développé par Cegid, Aprodix, leur ERP et un dernier logiciel pour le suivi des heures.
Cependant, les équipes de Ciuch se sont confrontées à plusieurs problématiques. La première venait du logiciel Open Executive en lui-même qui n’était pas un outil collaboratif et dont la fiabilité était remise en cause. La deuxième problématique était que Cegid a décidé d’arrêter le développement d’Open Executive, bloquant ainsi les équipes dans la maîtrise des données.
C’est à ce moment-là que le choix de travailler avec un outil d’aide à la décision a été fait.
Le DAF, Olivier Cocqueel et le DSI, Ludovic Beyaert étaient à l’initiative du projet et parties prenantes dans la recherche de l’outil.
D’autant plus que mettre en place un outil de Business Intelligence était important pour différents services de l’entreprise :
- La direction projet : les projects managers ont la charge du bon fonctionnement des affaires : suivi des heures, suivi de l’avancée du projet, maîtrise des coûts, …
- La direction du groupe Ciuch : pour avoir des indicateurs clés et mieux piloter l’activité au quotidien. Ils ont besoin de savoir comment est répartie l’activité, le nombre d’heures affectées par service, connaître le suivi de la production, …
Le groupe possède un volume de données important. L’accès aux datas pour les collaborateurs était compliqué et surtout nécessitait beaucoup de manipulations.
Ils avaient réussi avec Qlikview à avoir accès à deux bases de données : leur ERP et leur logiciel de gestion des heures de production. Mais toutes les données n’étaient pas présentes dans l’ERP, notamment les frais de déplacement, ce qui avait un impact important lors de l’analyse bilantielle sur la réalité des chiffres.
D’autant plus que la mise à disposition des datas auprès des collaborateurs était un travail très chronophage. C’est Olivier Cocqueel qui se chargeait de fournir chaque mois, auprès des projects managers, les éléments nécessaires pour faire le suivi des affaires : récupération des budgets de ventes, dépenses, heures affectées avec le calcul des coûts horaires, …
Les besoins
- Trouver un outil collaboratif avec une meilleure fiabilité des données.
- Meilleur suivi des heures, suivi de l’avancée du projet, etc.
- Besoin d’avoir des indicateurs clés et mieux piloter l’activité au quotidien pour la direction
Les bénéfices
- Formation et accompagnement des utilisateurs autonomes
- Migration des reportings pour une analyse plus fine
- Création des Dashboard pour la BDES et la gestion des affaires
- Profiter de cet enrichissement pour porter les reporting ‘Open Executive’ sur MyReport BE
"Chez Ciuch, l’outil de BI est un vrai outil de pilotage, c’est comme le GPS de la voiture. "
Olivier Cocqueel
Directeur Administratif
et Financier
Déploiement de la solution MyReport
"Une fois qu’on a compris l’environnement et comment schématiser ce que l’on souhaite, ça va très vite. "
Olivier Cocqueel
DAF
L’installation de MyReport s’est déroulée en présentiel et à distance avec les consultants.
« Les consultants nous ont expliqué qu’ils allaient nous accompagner, nous montrer comment fonctionne la solution, mais que c’est nous qui allions faire les manipulations sur la solution ».
Malgré une appréhension, Oliver Cocqueel, s’est vite rendu compte que la solution est très intuitive et facile d’utilisation.
Les bénéfices apportés par MyReport.
Améliorer la communication entre les services
Au sein de Ciuch, l’un des objectifs avec la mise en place d’un outil de BI est de développer des dashboards pour communiquer plus efficacement, de façon plus transparente et surtout globale auprès des collaborateurs. Il y a un souhait de récupérer les informations via l’outil et que celles-ci soient disponibles et visibles par le plus grand nombre.
Pour cela, plusieurs dashboards ont été mis en place pour le suivi de l’activité, mais à terme, l’objectif du directeur financier est de donner accès à ces données encore plus facilement via un écran dans l’atelier qui annoncerait les temps de production du mois par exemple.
« L’idée, c'est de se servir de la BI comme un outil de communication. Aujourd’hui, c’est un outil d’information et il faut qu’il devienne un outil de communication ». Olivier Cocqueel, DAF.
Se reconcentrer sur le cœur du métier
Avec MyReport, le suivi de la production du groupe en a été facilité et simplifié.
Les équipes ont mis en place plusieurs dashboards pour aider les projects managers en fonction des besoins de chacun :
- Liste des réceptions de matériels à l’atelier avec des indicateurs de retard
- Informations sur le nombre et le montant des commandes passées par les clients ou auprès des fournisseurs. Ils peuvent de ce fait, exporter, depuis le center, des tableaux avec la liste des commandes en cours.
- Suivi des heures de production, afin de connaître le taux d’occupation de chaque service ; ce qui était impossible avant.
- Réalisation de l’analyse d’une affaire en quelques clics. Pour cela, il suffit dans un tableau de bord, de noter la référence de l’affaire et instantanément plusieurs informations apparaissent : la marge sur la machine, les collaborateurs engagés par métier sur l’affaire, la répartition du travail dans les services de production.
"C’est une mine d’informations phénoménales. Auparavant, il fallait, aux projects managers, des heures pour reconstituer un bilan de l’affaire."
Olivier Cocqueel, DAF.
Affiner l’analyse du suivi de production
L’implémentation de MyReport a permis de gagner une semaine par mois de temps de travail, étant donné que la collecte et la mise à disposition des données sont automatiques.
Cette semaine est transformée en 4h d’échanges mensuels avec tous les projects managers autour d’une table pour mieux analyser et piloter les opérations.
Avec la solution, les équipes ont immédiatement les dépassements de budget qui ont eu lieu dans le mois et ils peuvent les analyser. Cela permet d’anticiper les marges à l’atterrissage et les éventuels ajustements à faire par le biais d’un avenant auprès du client. Si le chantier a duré plus de temps que prévu, ces chiffres permettent d’analyser précisément les raisons d’un retard de chantier et d’en tirer des conclusions pour les futures affaires.
L’outil de BI permet, à Ciuch, un suivi beaucoup plus précis de ses opérations. L’entreprise peut désormais savoir en quelques clics combien elle a facturé et combien elle a dépensé.
"Les solutions mises en place permettent d’aller chercher une meilleure analyse que celle que nous faisions hier et que nous ferons encore mieux demain, car nous serons dans de la pure analyse stratégique."
Olivier Cocqueel, DAF.