Comment suivre sa trésorerie en PME de façon optimale et avec les bons outils ?

S’il est un sujet qui mérite toujours autant d’attention dans les PME, c’est bien celui de l’argent disponible. Les années se succèdent et le suivi de trésorerie reste une des préoccupations majeures des directions financières. Les DAF cherchent en permanence à améliorer la position de cash et à disposer de prévisions fiables, automatisées et simples à actualiser.

Alors, comment s’organiser ? Quels conseils pratiques appliquer ? Quels outils utiliser ? Cet article vise à répondre à ces interrogations. Il vous explique aussi comment la solution BI MyReport apporte sa pierre à l’édifice.

Importance du suivi de trésorerie et de son anticipation

Piloter sa trésorerie ne se résume pas à saisir la position du solde bancaire chaque jour dans un tableau. C’est une tâche administrative qui exige d’anticiper au maximum afin de disposer des données pertinentes à temps pour prendre des décisions et mesures correctrices si nécessaire.

Sans maîtrise du cash runway (piste de trésorerie), l’entreprise met sa pérennité en péril

Le cash runway consiste à mesurer le nombre de mois que l’entreprise peut tenir avec l’argent dont elle dispose en fonction de ses flux moyens par période (décaissements et encaissements). À la fin de cette durée, sans action pour redresser la situation, c’est la mort de l’activité. C’est une définition un peu brutale. Elle reflète toutefois parfaitement ce qui peut se produire en l’absence de suivi de trésorerie digne de ce nom. 

Le suivi de trésorerie, une action qui se réalise selon plusieurs horizons

Ce pilotage s’effectue idéalement avec différentes mailles. La direction financière souhaite anticiper, par exemple, pour fixer ses financements court terme à 6 mois ou 1 an. Dans ce cas, elle bâtit un tableau prévisionnel de trésorerie sur cet horizon. C’est un document relativement macro. Il projette les entrées et sorties d’argent, sans détailler les rubriques par semaine. En revanche, pour gérer la trésorerie immédiate, la PME recourt à un suivi précis et détaillé, sur le mois à venir, jour par jour.

Suivre sa trésorerie, une démarche permanente comme pour du rolling forecast

Le besoin de suivre la trésorerie est permanent. C’est une démarche qui exige de réactualiser régulièrement le plan de trésorerie à moyen terme ainsi que les tableaux à court terme. En outre, les réalisations effectives des encaissements et des décaissements diffèrent des données prévisionnelles. Leur mise à jour s’impose pour rester en phase avec la position de cash à la banque.

C’est aussi le cas des échéanciers de dettes fournisseurs et de créances clients. Ils évoluent en fonction des encaissements et des décaissements réels ainsi que de la facturation des ventes et des achats. En ce sens, le suivi de trésorerie correspond à un travail roulant, tout comme pour du rolling forecast.

Conseils pour un suivi efficace de la trésorerie en entreprise

Dans une PME, la gestion de la trésorerie ne peut se résumer à un tableau Excel mis à jour manuellement par une personne du service comptabilité. La quantité de flux tant en dépenses qu’en recettes oblige à structurer et à automatiser le processus, étape par étape. 

Organisation du pilotage du cash : les ressources

Nous recommandons de déléguer le suivi de trésorerie à une personne des services financiers. En l’absence d’équipe trésorerie ou de cash manager, le responsable comptable prend ce travail en charge. Il s’agit de manipuler des données issues de la comptabilité ou des comptes bancaires. C’est important de confier la tâche à des collaborateurs compétents et autorisés.

Automatisation des processus de suivi de trésorerie en PME : les bons outils

Le choix des outils importe. C’est inutile de s’équiper de solutions de pilotage de trésorerie trop complexes ou surdimensionnées par rapport aux besoins de l’entreprise. Une PME qui fonctionne en toute autonomie sans appartenir à un groupe avec un cash pooling retient plutôt un outil facile à prendre en main. En effet, dans ce cas, le suivi de trésorerie entre dans les fonctions d’un collaborateur de la finance, mais ne constitue pas son activité principale.

Des solutions comme MyReport, un outil de business intelligence, sont accessibles aisément à partir d’Excel. Aussi, utiliser un template de suivi de trésorerie Excel gratuit, va vite avoir ses limites. 

Les étapes classiques pour structurer la gestion de trésorerie en entreprise

Quel que soit l’outil retenu pour le suivi du cash, voici les trois étapes à respecter :

1. Construire les catégories de décaissements et d’encaissements à mettre sous contrôle.
2. Définir les horizons de chaque prévisionnel de trésorerie et déterminer pour chacun les modes d’élaboration de chaque poste.
3. Organiser l’import des données réelles d’entrées et de sorties d’argent à partir des comptes bancaires ou de la comptabilité.

Les étapes classiques pour structurer la gestion de trésorerie en entreprise

Quel que soit l’outil retenu pour le suivi du cash, voici les trois étapes à respecter :

1. Construire les catégories de décaissements et d’encaissements à mettre sous contrôle.
2. Définir les horizons de chaque prévisionnel de trésorerie et déterminer pour chacun les modes d’élaboration de chaque poste.
3. Organiser l’import des données réelles d’entrées et de sorties d’argent à partir des comptes bancaires ou de la comptabilité.

Les préalables administratifs et comptables à un bon suivi de trésorerie

Rien ne sert de mettre en place un plan de trésorerie et de l’actualiser périodiquement s’il manque de fiabilité. Voici quelques éléments à surveiller en comptabilité notamment, afin de rendre le suivi du cash pertinent :

• rigueur et fréquence du rapprochement bancaire pour chaque compte bancaire ;
• données de facturation correctes en matière d’échéance des factures (pour disposer d’échéanciers fiables dans le but d’alimenter le prévisionnel) ;
• pertinence et sérieux des prévisions de ventes établies par la direction commerciale, un élément essentiel pour anticiper les encaissements comme les décaissements ;
• bien gérer les aspects TVA.

MyReport, un outil BI qui facilite le pilotage et la prévision du cash en entreprise

Nous accompagnons les PME pour l’ensemble de leur pilotage financier grâce à MyReport. Solution complète et particulièrement adaptée aux besoins des collaborateurs de ce type d’entreprises, elle permet aussi de gérer la trésorerie en toute autonomie, sans formation lourde.

Un outil BI qui s’insère directement dans Excel avec une modélisation financière facilitée

En PME, Excel reste souvent le tableur préféré des équipes. Un des atouts majeurs de MyReport c’est son accessibilité directe à partir d’Excel. Tout en disposant des fonctionnalités classiques de la business intelligence, l’utilisateur conserve son environnement de travail. Nul besoin avec notre solution de réaliser une formation intensive pour prendre en main l’outil !

Contrairement à un suivi traditionnel de la trésorerie sur Excel, l’utilisateur bénéficie d’une modélisation financière construite en amont par l’administrateur système. Il se sert donc d’un modèle pour concevoir chaque tableau, automatiser son alimentation et son actualisation. Avec MyReport Builder, il ne se soucie pas de récupérer les données et flux financiers dans divers logiciels comptables et de les ressaisir.

Un outil de reporting à la datavisualisation pertinente qui simplifie le partage de l’information dans l’entreprise

Le fait d’utiliser la Business intelligence pour son suivi de trésorerie facilite aussi l’émission et la diffusion du tableau de bord et des indicateurs clés. MyReport propose des outils de datavisualisation pour intéresser le lecteur. Plusieurs solutions s’offrent à vous pour la gestion et la diffusion des reportings : 

• MyReport Messenger réalise les diffusions et émet des notifications ainsi que des rapports sur alertes ou selon l’atteinte de seuils ;
• MyReport Page est un outil pour concevoir des rapports accessibles par le lecteur avec un simple navigateur ;
• MyReport Center centralise tous les reportings et tableaux de bord à un seul endroit et ses accès s’administrent selon des droits propres à chaque utilisateur.

Divers outils facilitent aujourd’hui un suivi rigoureux du cash et visent l’anticipation maximale au travers du budget de trésorerie. Pour les PME, choisir la business intelligence de MyReport apporte du confort aux utilisateurs, en plus de l’automatisation et de la datavisualisation. En outre, ce type de logiciel répond à l’ensemble des besoins de pilotage dans les services financiers, ce qui évite de multiplier les applications. Pour entrer dans le vif du sujet, nous vous proposons de réserver votre démonstration personnalisée en ligne avec un de nos experts.