Contrôle de gestion : pourquoi vous n’arrivez pas à optimiser votre reporting avec Excel ?
Depuis des décennies, Excel a été l’outil de prédilection pour le reporting de gestion, notamment grâce à sa flexibilité et sa puissance de calcul.
Mais, face à la vague déferlante de données et à l’évolution des besoins métiers, Excel montre ses limites (comme des bugs liés à la performance de l’outil face à un grand nombre de données), vous confrontant à de nouveaux défis. Vous sentez-vous frustré par la lenteur des fichiers, les erreurs de saisie et le manque de fonctionnalités avancées ? Vous n’êtes pas seul !
Découvrez pourquoi vous n’arrivez plus à optimiser votre reporting avec Excel. A coup sûr, vous allez vous retrouver dans ce que nous allons évoquer ensemble !
1. L’évolution du rôle du contrôleur de gestion
Autrefois simple observateur, vous êtes aujourd’hui un partenaire décisionnel incontournable. La data analytics est devenue un élément central de vos fonctions, vous permettant d’extraire des indicateurs précieux des données et d’apporter une vision prospective à l’entreprise.
Cependant, cette évolution s’accompagne de nouveaux défis. Le volume de données à traiter explose, les délais de restitution se raccourcissent et les exigences en matière de reporting se multiplient car la prise de décision doit être de plus en plus rapide et précise. Tout cela demande une capacité à interpréter et à agir très rapidement sur un volume de données conséquent. Vous ne pouvez plus vous permettre de passer des heures à consolider les données dans votre fichier excel ou alors tester des formules à rallonge.
Nous pouvons prendre l’exemple de la transition d’un reporting mensuel à des analyses en temps réel nécessaire pour prendre des décisions rapidement.
Face à ces nouveaux challenges, Excel, votre fidèle allié, montre ses limites.
2. Excel : outil historique du reporting de gestion qui a ses limites
Excel vous a permis de bâtir des systèmes de suivi et d’analyse performants. Son éventail de fonctionnalité, sa large adoption et sa facilité d’accès en ont fait un outil incontournable. Effectivement, sa capacité à personnaliser les feuilles de calcul, à utiliser des formules adaptatives, et à générer des graphiques en fait un outil extrêmement puissant.
En revanche, ce qui faisait la force d’Excel devient progressivement sa faiblesse dans le contexte actuel. Voici les 4 principales limites d’Excel pour vos reportings de gestion.
Les problèmes de performance
Excel n’est pas conçu pour traiter de gros volumes de données. L’outil peut devenir lent et sujet à des crashs très fréquemment, ce qui constitue des obstacles majeurs à l’efficacité du contrôleur de gestion que vous êtes.
De plus, les limites de taille et de capacité imposent des restrictions frustrantes et obligent à des découpages fastidieux des données.
Nous pouvons prendre l’exemple d’une entreprise qui rencontre des difficultés à gérer ses prévisions de vente à l’aide d’Excel. il faut croiser plusieurs données, issues de sources différentes. Commencent ainsi les manipulations à la main d’extraction et de copier/coller sur des fichiers volumineux. Tout cela est ingérable et entraine des bugs et mises à jour lourdes du côté d’Excel.
Un manque de collaboration
Le manque de fonctionnalités collaboratives natives dans Excel limite considérablement la capacité des équipes à travailler simultanément sur les reportings en temps réel.
Suivre les modifications et identifier les erreurs dans les fichiers Excel partagés devient un véritable défi. La perte de traçabilité nuit à la fiabilité des données et à la communication entre les équipes.
Tout ceci limite grandement la communication et la coordination entre les équipes, ce qui est crucial dans les environnements dynamiques de nos jours.
Des données peu sécurisées et conformes
Excel ne dispose pas de fonctionnalités avancées pour garantir la sécurité des données sensibles et le respect des réglementations.
Par exemple, il nous est déjà tous arrivé de partager un fichier Excel par email. Mais quel est le niveau de sécurité des données de ce fichier ? Qui peut y avoir accès ?
Le partage de fichiers non sécurisés expose les données sensibles et fragilise la sécurité du système d’information.
Des fonctionnalités d’analyse rudimentaires
Les fonctionnalités d’analyse d’Excel sont rudimentaires et ne permettent pas d’explorer les données de manière approfondie. La data visualisation est limitée, ce qui rend difficile l’exploration des données, la compréhension des indicateurs de performance et la communication des résultats. Bien souvent, vous devez vous équiper d’outils externes pour pousser vos analyses.
La dépendance à des macros et compléments externes pour combler les lacunes d’Excel peut fragiliser la sécurité et la stabilité du système. Vous vous retrouvez alors en situation de dépendance vis-à-vis de compétences techniques spécifiques que vous n’avez pas forcément.
Excel a-t-il atteint ses limites pour le pilotage de votre entreprise ?
3. Les conséquences de l’utilisation d’Excel pour votre reporting
Perte de temps, d’efficacité et de productivité
Vous passez un temps considérable à des tâches répétitives et manuelles : formatage, consolidation, mise à jour des reportings… Un temps précieux perdu qui pourrait être consacré à l’analyse et à la prise de décision.
De plus, la production de reportings complexes peut vous prendre plusieurs jours, retardant la communication d’informations cruciales à la direction.
Risques d’erreurs et d’incohérences dans les reportings
La multiplication des manipulations manuelles et la complexité des formules dans les fichiers Excel font peser un risque important d’erreurs. Des erreurs qui peuvent avoir des conséquences graves sur la fiabilité des reportings et, par conséquent, sur la prise de décision.
La recherche des erreurs est fastidieuse et chronophage, en raison de la complexité des fichiers Excel. Le manque de cohérence des données peut aussi être source de confusion et de méfiance envers les reportings.
Bref, la fiabilité de vos reportings est compromise. D’ailleurs, la question se pose souvent : peut-on réellement avoir confiance dans les données issues de ce rapport ?
Manque de réactivité et d’agilité à cause d’une incapacité d’Excel à répondre aux besoins du business
Les reportings Excel sont statiques et non interactifs. Ils ne permettent pas d’explorer les données en profondeur et de répondre aux questions ponctuelles de la direction. Quant à obtenir des KPI en temps réel pour répondre à des besoins urgents, nous n’en parlons pas car c’est clairement impossible avec Excel.
De plus, il est très difficile, voire impossible, d’ajouter un indicateur dans les rapports déjà existants. Si vous souhaitez ajouter un KPI, bien souvent, il faut refaire tout le rapport.
Autre élément, les rapports sont bien souvent construits de façon individuelle. Ce qui veut dire que chacun créé son rapport dans son coin mais que tout le monde n’a pas forcément le même niveau de connaissance sur un sujet précis. Il n’y a pas de source unique. Vous devez donc aller chercher toutes les informations dont vous avez besoin. C’est une perte de temps qui vous empêche d’agir rapidement.
De plus, l’absence d’analyses avancées dans Excel limite la capacité à identifier des opportunités ou anticiper des situations et à prendre des décisions stratégiques éclairées.
Une visibilité des indicateurs de performance limitée
Excel est incapable d’intégrer des analyses avancées et des visualisations de données. Ce qui signifie que pour savoir quel est le chiffre d’affaires de votre entreprise, vous allez devoir chercher dans vos rapports le bon indicateur, au bon endroit dans votre rapport de 400 lignes. Alors qu’il serait beaucoup plus simple d’avoir ce KPI en un clin d’œil, qui plus est avec une comparaison à l’objectif ou à l’année précédente.
Excel reste un outil utile pour certaines tâches de reporting simples. Cependant, face à la croissance et à la complexité des données, il est clair que ses limites deviennent de plus en plus criantes et bloquantes pour votre métier de contrôleur de gestion.
Il est temps pour vous de migrer vers des solutions plus modernes et performantes qui vous permettront de gagner en efficacité, en précision et en réactivité pour jouer un rôle encore plus stratégique au sein de l’entreprise.
Questions/Réponses
Pourquoi Excel pose-t-il problème pour le reporting en contrôle de gestion ?
Principalement à cause des volumes de données croissants, des limites de performance, du manque de fonctionnalités collaboratives et de sécurité.
Excel est-il obsolète pour le contrôle de gestion ?
Non, mais il doit être complété par d’autres outils pour les tâches plus complexes.
Quelles alternatives existent pour remplacer Excel ?
Des outils de BI comme MyReport, des logiciels de data visualisation ou des plateformes de données en libre-service