6 étapes pour déployer un projet de BI

Vous avez un projet de BI ? Bravo 🤩 !

Maintenant, pour que ce projet soit une réussite, il faut passer par différentes étapes importantes et qu’il ne faut surtout pas rater. Mais pas de panique, nous avons recensé dans cet article les 6 étapes primordiales pour déployer un projet de BI.

Exprimer les besoins

Exprimer vos besoins en BI est la première étape. Si celle-ci n’est pas faite minutieusement, vous allez au fiasco total de votre projet 😰. Cette étape oriente ensuite les autres phases pour être certain d’avoir l’outil le plus adapté possible.

Nous vous conseillons donc de programmer plusieurs échanges avec les différentes équipes qui sont destinées à utiliser la future solution au quotidien. Déterminez ensemble quelles sont leurs problématiques, quels sont leurs enjeux ou encore les éléments indispensables dans le nouvel outil par exemple.

Pour vous aider lors de cette étape, nous avons créé un cahier des charges pour bien identifier et exprimer vos besoins en BI. Il vous suffit de suivre et remplir chaque action pour ensuite l’envoyer aux potentiels prestataires.

Au programme de ce cahier des charges :

• Présentation de votre société et son fonctionnement
• Vos problématiques, enjeux et objectifs
• Les besoins pour chaque équipe concernée
• Vos délais
• Vos critères de choix

Faire un diagnostique technique

Faire un diagnostic technique vous permet avant tout de cartographier vos données : d’où proviennent-elles ? Comment sont-elles structurées ? Comment sont-elles distribuées ? …

C’est aussi le moment d’identifier si vous avez des contraintes, obligations ou spécificités techniques en interne : serveurs utilisés, connexion à vos autres outils (CRM, Compta, RH, Marketing, etc), processus interne à garder absolument ou autres.

Vous l’avez compris, faire un diagnostic technique correspond au moment où vous pouvez parler de tout ce qui relève de l’aspect technique mis en place et souhaité pour la mise en place de ce nouveau projet de Business Intelligence.

On aurait tendance à se décourager mais finalement, ce n’est pas si compliqué. Notre conseil : faites-vous accompagner par les spécialistes dans votre entreprise, ils sauront vous répondre 😉.

Définir les indicateurs

La réussite d’un projet de BI se joue sur les indicateurs utilisés et mis en avant. Il est essentiel que chaque collaborateur comprenne de quoi vous parlez à travers ces indicateurs. Ceux-ci doivent donc être définis lors d’un groupe de travail rassemblant tous les services de votre entreprise et d’une réflexion approfondie. Par exemple, lorsque vous parlez de chiffre d’affaires, chacun doit avoir en tête la même notion, pas le chiffre d’affaires comptable ou encore le pipe commercial généré.

Nous vous conseillons également de définir des règles de calcul précises (que comprend le chiffre d’affaires mensuel par exemple : le montant TTC + commandes pas encore payées mais sur le point de l’être). Là encore, définir ces règles nécessite une concertation large afin que tout le monde s’y retrouve dans l’utilisation quotidienne de la solution qui sera par la suite déployée.

Déployer la solution

Ahhhh nous y voilà, la concrétisation de votre projet 🎉 ! C’est le temps de mettre en place la solution en interne. Il faut maintenant déployer et paramétrer la solution. Et c’est une bonne nouvelle car cela signifie que toutes les équipes vont bientôt pouvoir l’intégrer dans leur quotidien.

Pour mettre en place un tel projet, nous vous conseillons de privilégier un déploiement itératif qui repose sur des cycles courts. Cela vous permettra de faciliter la collaboration entre votre prestataire et votre société. Vous bénéficierez ainsi d’une relation rapprochée avec les interlocuteurs qui seront à même de répondre et anticiper vos besoins.

Lancez-vous !

Former les utilisateurs

Passer par la case formation des collaborateurs est indispensable dans un projet de Business Intelligence ! Deux raisons à cela : premièrement, la formation permet de démocratiser l’usage de la BI. Ensuite, et c’est la raison la plus importante : former les collaborateurs leur permet de se familiariser avec cette nouvelle solution mais aussi et surtout de s’approprier les nouveaux processus.

Peu importe si la solution déployée est intuitive ou non, la formation est un effort pédagogique nécessaire à l’acceptation et par conséquent à la réussite de votre projet de Business Intelligence !

Et on connaît tous la musique, la formation est la clé de la réussite d’un nouveau projet.

Être accompagné

Après la formation, chaque collaborateur doit se familiariser avec ce nouvel outil. Lors de cette période, ils peuvent être confrontés à des problématiques liées à leur métier, leur utilisation propre. Il est donc important qu’ils soient tous accompagnés pour avoir une réponse claire et précise à leurs questions. Cela leur permettra de continuer à utiliser la solution dans leur quotidien et de constater que celle-ci s’adapte aux besoins.

Le but de cet accompagnement est non seulement de ne pas lâcher vos collaborateurs dans la jungle en leur disant « débrouille-toi pour survivre » mais surtout de leur donner tous les éléments pour les rendre complétement autonomes dans leur utilisation et qu’ils intègrent la Business Intelligence dans leurs habitudes quotidiennes.

Vous l’avez compris, déployer un projet de BI nécessite de passer par ces étapes si vous voulez que celui-ci soit réussi. L’expression des besoins, la définition des indicateurs ou encore la formation des collaborateurs sont autant d’éléments à intégrer dans la mise en place de votre projet.

Alors, prêt à vous lancer dans un projet de Business Intelligence ? Découvrez comment MyReport vous permet de collecter, analyser et partager vos données pour prendre de meilleures décisions au quotidien tout en étant accompagné dans la mise en place de ce projet ! Je veux parler avec un expert !