La Business Intelligence pour accompagner la transformation RH

La transformation des fonctions RH reste encore le « parent pauvre » de l’évolution des processus métiers dans l’entreprise.  

Qui plus est, beaucoup de dirigeants d’entreprises ont une faible prise de conscience dans la nécessité de transformation digitale de leurs processus métiers. Ce constat est encore plus tangible dans les PME ou l’humain prend souvent le pas sur la « productivité », ou la polyvalence des collaborateurs est davantage de mise. L’enquête de BPI France auprès de 1800 dirigeants d’entreprises révèle que 87% des dirigeants ne considèrent pas la transformation digitale comme stratégique. 

Et pourtant, en matière de paie ou de GRH, il y a là un vrai enjeu de départ. La fonction paie/RH est, en effet, le soutien du développement de l’intelligence collective des organisations, des métiers. Elle met en évidence les forces et faiblesses humaines selon les activités et les domaines de l’entreprise, et elle garantit une certaine éthique des décisions dans la gestion des projets d’évolution et de transformation de l’entreprise, qu’ils soient tactiques ou stratégiques.  

L’information hétérogène, éparpillée et sous-exploitée

C’est un constat : les responsables RH ne sont pas toujours les mieux « outillés ». Les systèmes de paie sont souvent « isolés » voire externalisés et les moyens d’exploiter leurs données sont souvent pauvres et peu automatisés, alors qu’on le sait, ces logiciels recèlent une vraie richesse en matière de données à exploiter : la base des salariés ; leurs informations personnelles est un socle sur lequel s’appuient nombre de déclarations et d’indicateurs de pilotage pour les managers. 

Côté Gestion des Ressources Humaines, les entreprises sont peu équipées pour le suivi des formations, des compétences, du recrutement, ou encore des congés ou des notes de frais. Du coup, l’information, lorsqu’elle est formalisée, se trouve éparpillée dans nombre de fichiers Excel ou bases de données, non synchronisées, hétérogènes et complexes à utiliser. 

Le poids des « charges administratives » surtout liées à la paie et aux diverses évolutions conventionnelles ou sociales mobilise bien souvent les énergies (pas toujours jugées utiles ou valorisantes) et oblige nombre de dirigeants ou de responsables Paie/RH à re-paramétrer régulièrement leurs systèmes afin de les faire évoluer. C’est chronophage, sujet à risque (puisqu’il s’agit de paie !) et nombre de responsables sont souvent mobilisés autour de ces sujets et de leurs obligations de déclarations une bonne partie du temps. 

La Business Intelligence pour rassembler les données et remettre la fonction RH au service des métiers

Automatiser ! le premier objectif des responsables paie/rh, pour gagner du temps !  

C’est la première vertu de des solutions de BI qui permettent de rassembler dans un entrepôt de données unique toutes les données utiles liées aux collaborateurs. Et elles se sourcent depuis tous les logiciels, externalisés ou non, mais aussi depuis les fichiers bureautiques. Ainsi devient-il possible de constituer un véritable référentiel contenant, pour chaque collaborateur, l’évolution de ses rémunérations, le suivi de ses congés et absences, de ses formations, de ses compétences et de l’historique de ses données. La mise en œuvre de la DSN a également imposé un rythme de travail mensualisé à nombre de responsables paie/rh : la centralisation des données et son automatisation permettent d’accompagner ce changement de rythme. 

Partager les données : c’est le deuxième enjeu évidemment.  

Du coup, la business intelligence facilite non seulement l’analyse, mais aussi et surtout la production des nombreux rapports inhérents à la fonction RH. BDES ou déclarations diverses (pour le calcul de l’indice égalité hommes-femmes ou la formation notamment) sont largement facilitées. Le temps consacré à la production s’amenuise, laissant place à l’analyse et au partage avec les managers opérationnels des différents métiers de l’entreprise.  

C’est aussi un moyen d’anticiper et de prendre de meilleures décisions. C’est le moyen d’accompagner le manager dans sa décision de verser des primes, d’augmenter tel ou tel collaborateur, mais aussi l’alerter des dépassements d’heures supplémentaires ou d’absences injustifiées trop nombreuses dans le temps. 

Remettre les RH au cœur des métiers de l’entreprise

Eviter les taches inutiles, les risques d’erreur, les informations erronées ou pas à jour… autant d’objectifs qui permettent de gagner en temps, en fiabilité et évitent de gérer et piloter dans le doute. Mais surtout, la business intelligence doit permettre à la fonction paie/rh de se mettre au service des directions dites « opérationnelles », elles aussi largement concernées par leur transformation digitale. Le temps gagné à produire et partager une donnée fiable et « à temps » constitue pour les DRH, à n’en pas douter, la première étape de ce processus de transformation RH à construire. 

Si vous souhaitez avoir plus d’informations concernant le pilotage de la performance RH au sein des PME, nous vous invitons à téléchargez notre livre blanc RH.