La checklist de votre clôture comptable … avec et sans la digitalisation !

7 étapes pour comprendre l’apport d’une solution de Business Intelligence lors de la clôture comptable.

1. Définir un calendrier de clôture comptable

Sans solution de BI

Étape incontournable : un bon rétroplanning pour approcher la fin de l’exercice avec sérénité. Le problème ? On a beau définir un calendrier, le timing est serré et tout sujet problématique risque de dérégler le planning.

Avec une solution de BI 

 Vous pouvez facilement intégrer un pré-closing dans votre planning déjà serré. Cette simulation, un mois avant la clôture, vous permet d’anticiper les sujets problématiques. Ça pourrait prendre du temps et de l’énergie en plus, mais comme tout est automatisé, ce n’est que du bonus !

2. Enregistrer les opérations courantes 

Sans BI

Traditionnellement, ça se passe en 3 temps :

• Collecter les données et les pièces justificatives auprès des services concernés ;
• Saisir les informations relatives à chaque opération ;
• Stocker les justificatifs de manière à assurer la traçabilité des opérations.

Une méthode qui prend du temps, car on est tributaire des délais de retours de chaque service.

Avec la BI 

La collecte et les contrôles sont automatisés. Votre solution est directement connectée à tous vos outils internes (ERP, logiciel comptable, outils métiers, fichiers plats, CRM, etc.) ou externes (Google Analytics, Open Data, etc.). Les données remontent automatiquement, les contrôles de cohérence sont réalisés par une Intelligence Artificielle, et les équipes n’ont qu’à gérer les exceptions et les irrégularités.

3. Effectuer les rapprochements bancaires.

Sans BI

Pour cette étape, les équipes vont recenser chaque mouvement bancaire et lui affecter l’opération comptable qui correspond. A la main, c’est la prise de tête assurée pour vos collaborateurs.

Avec la BI 

Là aussi, c’est automatisé ! Votre solution rapproche chaque mouvement avec l’opération liée. Le justificatif correspondant est joint et la piste d’audit est traçable.

4. Contrôler les évolutions au bilan

Sans BI

Le contrôle du bilan, c’est stressant. Il s’agit d’opérations conséquentes à fort impact stratégique, sur lesquelles on peine à avoir de la visibilité.

Avec la BI 

Grâce à la Data Visualisation, vous avez facilement accès aux grandes évolutions qui apparaissent au bilan. Vous pouvez tracer la donnée et documenter les variations d’actifs directement sur la plateforme.

5. Réaliser un inventaire des stocks

Sans BI

Mieux vaut anticiper et réaliser un inventaire mensuel pour tenir ses comptes à jour. Une nouvelle tâche récurrente à assumer pour les équipes…

Avec la BI 

Encore une fois, c’est automatisé… à condition d’avoir bien installé un connecteur sur votre solution d’inventaire.

6. Constituer les rapports (reportings, comptes de résultats, bilan, liasses fiscales)

Sans BI

La donnée est collectée, elle est fiable. Il faut désormais constituer les reportings et les documents légaux, à partir d’Excel. Long, fastidieux, et parfois source d’erreurs.

Avec la BI 

La solution va automatiquement générer votre documentation légale à partir des données collectées. En plus, vous pouvez même paramétrer les reportings et les dashboards qui vous sont utiles, pour qu’eux aussi soient générés automatiquement !

7. Publier les résultats de la clôture comptable

Sans BI

Ça y est tout est prêt, il faut maintenant faire circuler en interne les reportings produits, et transmettre vos documents légaux aux autorités compétentes. Avec des envois manuels, il y a toujours un risque opérationnel.

Avec la BI 

L’outil agit comme une source de vérité unique. Tous les reportings et les forecasts sont disponibles. Idéal pour assurer la bonne circulation de l’information en interne. Et à l’externe ? Vous avez là aussi à disposition une documentation légale conforme avec toutes les pistes d’audit nécessaires. Plus de sérénité dans les échanges avec l’administration !