Nos conseils pour mettre en place un projet de BI dans votre entreprise

Déployer un projet de Business Intelligence dans votre entreprise se prépare et compte plusieurs étapes indispensables ! Voici quelques conseils opérationnels pour mener votre projet à bien.

En amont

Avant toute chose, nous vous conseillons de commencer par un premier état des lieux des données qui circulent dans votre entreprise: faites un tour de vos services pour récolter les besoins de vos collaborateurs. Cela vous permettra d’évaluer le périmètre de votre projet de BI : le volume de vos données, le nombre de services et de personnes impliquées…

Aussi, identifiez et sollicitez dès l’amont du projet, les parties prenantes de votre entreprise qui utiliseront les outils pour piloter leur activité. Ils seront ainsi plus enclins à faire un sérieux travail de réflexion sur leur capacité à gérer et analyser leurs données et à s’investir dans le projet notamment dans leur manière d’adapter l’outil futur à leurs besoins.

Il est temps de passer au choix de l’outil. Faites attention à ne pas vous arrêter aux seules fonctionnalités du progiciel mais de prendre en compte également d’autres critères comme par exemple sa facilité de prise en main par les équipes métiers concernées (la solution est-elle self-service ?), son adaptation à votre environnement technique ou encore son ergonomie. Un outil de BI très complet vous fera peut-être envie mais n’est-il pas trop complexe à utiliser au quotidien et à administrer ? Ne requiert-il pas un profil technique à plein temps pour l’exploiter ?

N’oubliez pas, enfin, de passer au crible les prestations de votre intégrateur : la qualité des conseils, les services qu’il propose, l’accompagnement sur la construction de vos indicateurs ou encore la formation sur le ou les outils. Parmi les questions à se poser :  qu’en est-il du support offert par l’intégrateur ? Est-il inclus ? Réalisé en français ? Par téléphone ? etc.

La réussite d’un projet de BI tient en grande partie à la qualité de votre intégrateur et à la relation que vous développerez avec les consultants qui viendront déployer la solution dans votre entreprise !

Mise en place du projet de BI

Quand le projet commence, les premiers jours sont les plus importants pour faire le point avec votre intégrateur, il est indispensable de garantir la disponibilité des équipes concernées par le projet pour échanger.

N’hésitez pas à faire un point avec votre intégrateur pour lui dépeindre votre environnement, c’est-à-dire les ressources dont vous disposez (techniques/personnes/temps) et les contraintes pour le projet dans le cas où il y en a (services réticents, équipes indisponibles, etc).

Il est aussi important de définir les priorités pour savoir quels services doivent être équipés en premier et quels indicateurs vous voulez voir apparaître en priorité. Au commencement, il va falloir faire des choix et accepter d’avancer par itération !

Enfin n’oubliez pas le volet formation : encouragez vos équipes à la formation sur l’outil et son utilisation pour qu’elles soient autonomes et qu’elles prennent conscience rapidement de la valeur ajoutée de la solution.

Phase opérationnelle

Vous avez mis en place votre projet de BI et votre équipe est prête à commencer à utiliser ses reportings !

Pour une utilisation optimale de l’outil, renseignez-vous sur les mises à jour du logiciel et des montées de version. Non seulement cela vous permettra d’être assuré de profiter des dernières fonctionnalités mais cela vous permettra également d’éviter de rencontrer des failles de sécurité et cela facilitera la résolution des éventuels bugs pour votre prestataire.

N’hésitez pas à demander une documentation complète et accessible tout le temps pour que vos équipes puissent devenir autonomes.

Enfin, si vous sentez qu’à la fin du projet votre équipe n’est pas tout à fait opérationnelle, consultez les services additionnels de votre prestataire pour la formation et le support.

Notre métier d’éditeur conseil de solutions BI nous permet d’avoir du recul sur le déroulement d’un projet et de vous proposer nos conseils. Nous espérons qu’ils vous aideront dans votre démarche. N’hésitez pas à vous renseigner sur notre solution, ou à nous contacter nos experts.