Gestion de données en entreprise : 5 erreurs facilement évitables grâce à MyReport

La data ne cesse de croître en volume et en sources d’information. Toutes les entreprises se soucient de la gestion de données alors que le temps pour les traiter et pour prendre des décisions n’est pas extensible. De nombreuses PME font appel à notre solution de Business Intelligence, MyReport, pour résoudre leurs difficultés de data management. Voici les principales erreurs que ce logiciel permet d’éviter chez nos clients.

Data management ou gestion de données : un enjeu fort en PME

Le data management constitue désormais un enjeu fort dans les PME : 

• Comment concilier l’exploitation de la data issue de multiples sources d’information avec la gestion de délais courts pour décider ? 
• Comment sécuriser ces données, tant en interne qu’en externe, alors que les systèmes informatiques et le cloud font l’objet de cyberattaques croissantes ?
• Comment autonomiser les utilisateurs de l’entreprise qui ont des besoins grandissants d’exploiter la data, sans formation lourde ou compétences spécifiques ? 

Voilà autant d’équations auxquelles les outils de Business Intelligence comme MyReport répondent.

1 – Des délais de traitement et de diffusion trop longs pour un bon processus de décision

La première erreur que MyReport résout aisément, c’est le temps excessif de traitement ou d’actualisation des données. Nous pouvons y ajouter celui de la diffusion des informations et analyses.

Un temps de traitement qui décourage les utilisateurs de la data

C’est typiquement ce qui décourage rapidement les utilisateurs. Lorsque les systèmes informatiques demandent des heures pour extraire les données avant de les analyser, les collaborateurs arrêtent de s’en servir. MyReport fait gagner du temps à ses clients sur ce point. L’architecture 64 bits permet d’améliorer les ressources hardwares du logiciel et donc de réduire les temps de réponse de la machine.

Des tableaux de bord et indicateurs clés qui paraissent trop tard

En outre, lorsque les reportings et indicateurs clés se diffusent hors délai, ils perdent toute efficacité. Les managers ne peuvent pas attendre et sont contraints de décider parfois, sans support documenté. En adoptant la solution BI MyReport, les PME gagnent en productivité dans leurs processus administratifs. Ils réduisent le temps global d’exploitation et d’analyse. Les mises à jour des tableaux bâtis sur la base de modèles s’automatisent. C’est le cas aussi pour la diffusion des reportings.

2 – Une qualité des données qui laisse à désirer

Si la qualité de la donnée s’avère insuffisante, son exploitation manque de pertinence et d’efficacité. Elle est parfois responsable de mauvaises décisions, basées sur des informations erronées ou partielles.

Manque d’unicité de la data ou multiplication des reportings sur le même sujet

Nous rencontrons parfois des prospects qui vivent des situations complexes : 

• divers services ou collaborateurs réalisent des reportings sur les mêmes thématiques et obtiennent différents résultats ; 
• une perte de temps en réunion pour savoir qui a le bon chiffre, au lieu de prendre des actions sur les analyses de KPI.

Avec MyReport, ces pratiques sont tout simplement impossibles. La collecte et le stockage des données dans l’entrepôt garantissent l’unicité de chaque donnée. Tous les utilisateurs de l’application BI exploitent la même data.

Des informations qui manquent de pertinence pour l’activité de l’entreprise

Une autre erreur classique en matière de gestion de données consiste à omettre d’analyser les besoins des utilisateurs avant d’envisager l’exploitation de la data. Or, la qualité d’une donnée suppose avant tout de répondre à ce besoin. Lors de la mise en œuvre de MyReport, nous intégrons systématiquement ce travail d’analyse préalable conjointement avec l’entreprise. Nous identifions ensuite où trouver la data pour ces différents besoins. Nous concevons des modèles de tableaux et d’analyse qui répondent à ces problématiques du client.

Des données non structurées qui restent inexploitées par l’entreprise

D’autres entreprises nous contactent parce qu’elles ne disposent pas de solutions pour exploiter toute la data. Notamment, elles omettent d’analyser de multiples données non structurées par manque d’outil. Elles passent ainsi à côté de la richesse d’informations commerciales, par exemple, saisies dans leur CRM. C’est également le cas parfois pour des volumétries conséquentes de données extérieures à la société, pourtant utilisables désormais grâce au big data. Ces erreurs s’avèrent préjudiciables pour la stratégie de l’entreprise. 

3 – Une sécurité des accès insuffisante avec un risque pour la confidentialité des données

Plus que jamais, la sécurité des données est un enjeu à prendre au sérieux. Avec MyReport :

• le système collecte, réalise le traitement et le stockage de l’ensemble des données définies dans un seul entrepôt sécurisé hébergé sur le cloud (datawarehouse), ce qui supprime les silos dans l’entreprise ;
• l’accès aux données et le partage de rapports font l’objet d’une gestion en toute sécurité dans la console d’administration, avec l’attribution de droits par utilisateur ou groupe d’utilisateurs ;
• les alertes permettent de connaître à tout moment la disponibilité et la qualité des données ainsi que les délais de traitement, afin d’optimiser les ressources face aux besoins.

4 – Des rapports peu lisibles et pas intéressants

Nous rencontrons aussi des entreprises qui disposent de reportings et de tableaux de bord que personne n’exploite réellement. Nous avons déjà évoqué l’absence de pertinence de certaines données par rapport au besoin. Concentrons-nous ici sur le manque d’attrait des rapports diffusés. Ces erreurs de communication financière se résolvent avec MyReport. Nous offrons des fonctionnalités de :

• datavisualisation afin de concevoir des tableaux de bord par de simples glisser-déposer, avec des multiples présentations (camembert, histogramme, radar, pyramide, etc.) ;
• datastorytelling, dans l’objectif de faire parler les chiffres et de raconter l’histoire qu’ils révèlent, afin d’améliorer la compréhension des lecteurs.

5 – Un manque d’autonomie des équipes et une dépendance vis-à-vis de la DSI

L’une des grandes difficultés rencontrées également par les PME, c’est la forte dépendance des utilisateurs des systèmes d’information par rapport à la direction informatique et ses outils. Dans de nombreuses entreprises où nous avons réalisé la mise en place de MyReport, nous avons résolu ce problème. Les utilisateurs devaient attendre l’intervention de la DSI pour disposer de la data avant de lancer la moindre analyse dans le système. Parfois, le temps de collecte et d’actualisation devenait bloquant, voire des goulots d’étranglement se créaient.

Avec le logiciel MyReport, l’utilisateur exploite les données en toute autonomie. Il accède directement dans Excel à l’application BI avec le module MyReport Builder. Même sans formation intensive, il conçoit lui-même ses tableaux à partir de modèles. Il peut obtenir le détail des données d’un indicateur ou d’une ligne du tableau, grâce à la traçabilité complète.

Avec MyReport, les PME résolvent aisément les erreurs courantes relatives à la gestion des données. Particulièrement adaptée pour ce type d’entreprises, notre application apporte de nombreuses fonctionnalités pour le pilotage au quotidien. Pour mieux visualiser comment nos modules s’imbriquent, nous vous suggérons de réaliser une démonstration personnalisée avec nos experts.