Réussir le lancement de votre projet de business intelligence
La mise en place d’un projet de business intelligence nécessite de respecter les étapes préalables afin de démarrer avec des bases solides. Report One, éditeur de solutions de BI propose un accompagnement pas à pas, du lancement jusqu’à la fin de votre projet afin de garantir sa pleine réussite.
L’identification des besoins et la collecte des données, étapes clés d’un projet BI
Dans une entreprise, chaque service a des attentes différentes en matière d’outils décisionnels. Il est donc important de les recenser et de les faire converger vers un objectif commun, en cohérence avec votre vision de l’avenir de votre société. Les consultants BI s’attachent à échanger avec tous les interlocuteurs impliqués pour fédérer les équipes autour du projet.
L’identification des données disponibles est une autre tâche clé dans un projet de business intelligence. Où se trouvent ces données, comment sont-elles collectées, stockées, structurées ? Si votre analyse démontre que vos données ne sont pas exploitables en l’état, suspendez provisoirement votre projet.
Nos experts au service de votre projet de business intelligence
Chaque projet de business intelligence est unique et les consultants et partenaires Report One vous aident à définir et déployer la solution d’analyse adaptée aux besoins de votre entreprise. Ils sont présents à chaque étape de votre projet, le lancement, le déploiement puis la mise en production. En phase de démarrage, leur qualité d’écoute et leur grande expérience sont de précieux atouts pour vous aider à utiliser les données et piloter votre activité avec une plus grande efficacité.
Vous avez des questions sur notre solution ou notre méthode de déploiement ? Contactez et échangez avec les experts Report One.
Cahier des charges pour bien exprimer vos besoins en BI
Vous devez choisir un outil de BI ? Mais vous ne savez pas par où commencer pour choisir le bon ?
Et si bien exprimer ses b…
Grâce à une solution de business intelligence, il vous est possible de concevoir des tableaux de bord KPI et de partager les indicateurs clés avec vos équipes. Selon votre fonction, le tableau de bord et les KPI mis en avant ne seront pas les mêmes. Ils devront surtout tenir compte de vos objectifs et être adaptés à la stratégie de votre entreprise. Dans cet article, nous explorerons les différents types de KPI à privilégier en fonction de votre domaine d’expertise et les meilleures pratiques pour créer des tableaux de bord efficaces.
Sélectionner les KPI propres à votre domaine d’expertise
KPI pour les dirigeants et directeurs financiers
Si vous êtes dirigeant ou directeur financier, les indicateurs de performance financiers sont des outils de pilotage qui permettent d’évaluer la santé de votre entreprise et d’identifier les risques. Un tableau de bord personnalisé financier doit vous aider à maîtriser vos flux de trésorerie et réduire les risques de cessation de paiement. Vous pouvez, par exemple, sélectionner les KPI suivants : taux de rentabilité, besoins en fonds de roulement, délais de règlement clients et fournisseurs, marge brute, ratio d’endettement, et taux de croissance des revenus. Ces KPI sont essentiels pour avoir une vision claire et précise de l’état économique et financier de votre entreprise.
KPI pour les responsables des ressources humaines
Si vous êtes responsable des ressources humaines, les KPI qui vous intéressent sont bien différents. Vous avez besoin d’indicateurs de performance organisationnelle pour mesurer les coûts de la masse salariale, rendre compte de sa productivité globale et identifier les éventuels problèmes de management. Vous avez donc besoin de suivre le turnover, le taux d’absentéisme, le taux d’accidents du travail ou encore le nombre de candidats, selon vos objectifs RH. D’autres indicateurs utiles peuvent inclure le taux de formation, le taux de satisfaction des employés et le temps moyen de recrutement. Ces données permettent d’assurer une analyse de données efficace des talents et d’améliorer l’engagement des employés au sein de votre entreprise.
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Les Directeurs des Systèmes d’Information (DSI) ont besoin de KPI spécifiques pour suivre l’efficacité et la sécurité des systèmes informatiques de l’entreprise. Parmi les indicateurs clés à suivre, on trouve le temps de disponibilité des systèmes (uptime), le nombre d’incidents de sécurité, le temps moyen de résolution des tickets, la satisfaction des utilisateurs internes, et le coût par utilisateur des systèmes IT. En surveillant ces indicateurs, les DSI peuvent identifier les points de faible performance, optimiser les ressources IT et aligner la stratégie informatique avec les objectifs de l’entreprise.
KPI pour les responsables marketing
Pour les responsables marketing, il est crucial de suivre des indicateurs liés à la performance des campagnes, l’engagement des clients et le retour sur investissement. Les KPI marketing peuvent inclure le coût d’acquisition client, le taux de conversion, le chiffre d’affaires généré par campagne, le taux de clics (CTR), le taux de rétention client, et le Net Promoter Score (NPS). En surveillant ces KPI, vous pouvez évaluer l’efficacité de vos stratégies marketing, ajuster vos campagnes en temps réel et maximiser le retour sur investissement.
KPI pour les responsables de production
Si vous êtes responsable de production, vos KPI doivent vous permettre de suivre et d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Vous pouvez inclure des indicateurs comme le taux de rendement synthétique (TRS), les coûts de production, le taux de défauts, le temps de cycle, et le taux de conformité des produits. Ces KPI vous aident à optimiser les processus de production, à réduire les inefficacités et à assurer la qualité des produits finis.
KPI pour les équipes de vente
Les équipes de vente ont besoin de KPI spécifiques pour suivre leurs performances commerciales et atteindre leurs objectifs de vente. Parmi les indicateurs clés à suivre, on trouve le chiffre d’affaires, le nombre de nouvelles affaires, le taux de conversion des prospects, le revenu moyen par client, et le cycle de vente moyen. En surveillant ces indicateurs, les responsables des ventes peuvent identifier les opportunités de croissance, ajuster leurs stratégies de vente et motiver leurs équipes.
Construire un tableau de bord KPI efficace
Des tableaux de bord faciles à mettre en forme
Une fois vos indicateurs clés sélectionnés, vous pouvez construire vos tableaux de bord KPI de manière très simple grâce au glisser-déposer de l’outil de BI proposé par MyReport par exemple. Vous pouvez adopter une présentation très graphique grâce aux nombreux designs qui vous permettent d’illustrer vos KPI : camembert, histogramme, pyramide, courbes, et bien d’autres formats visuels. Cette flexibilité permet de rendre vos rapports plus attrayants et faciles à comprendre.
Personnalisation et présentation graphique
Grâce à la variété des visuels proposés, vous avez la possibilité de personnaliser vos tableaux de bord KPI pour qu’ils soient non seulement informatifs mais aussi esthétiques et faciles à comprendre. Vous avez la possibilité de choisir des couleurs, des polices et des styles graphiques qui correspondent à votre charte visuelle, rendant ainsi vos rapports plus cohérents et professionnels. De plus, l’outil propose des templates prédéfinis que vous pouvez ajuster selon vos besoins spécifiques.
Data visualisation : embellissez votre communication financière
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Vous avez ensuite la possibilité de diffuser et partager vos tableaux de bord KPI de façon ponctuelle ou récurrente aux personnes que vous choisissez. Que ce soit pour un reporting hebdomadaire, mensuel ou trimestriel, ou pour des mises à jour en temps réel, MyReport facilite la communication et la collaboration au sein de votre équipe. Vous pouvez choisir de partager vos tableaux de bord via email, en les intégrant à votre intranet, ou même en les exportant sous divers formats tels que PDF ou Excel.
Mise à jour et suivi en temps réel
L’un des grands avantages de l’utilisation de la business intelligence de MyReport est la possibilité de mettre à jour vos tableaux de bord KPI en temps réel. Cela signifie que dès que de nouvelles données sont disponibles, elles sont automatiquement intégrées à vos rapports. Cette fonctionnalité est essentielle pour la prise de décision éclairée basée sur des informations à jour.
Les bénéfices d’un bon tableau de bord KPI
Un tableau de bord personnalisé bien conçu peut apporter de nombreux avantages à votre entreprise. Voici quelques-uns des principaux bénéfices :
Amélioration de la prise de décision
Grâce à des données précises et actualisées, les dirigeants et managers peuvent prendre des décisions plus rapidement et avec plus de confiance. Les KPI et tableaux de bord permettent de visualiser clairement les tendances et les performances, rendant l’analyse de données plus intuitive. En conséquence, les entreprises peuvent réagir plus rapidement aux opportunités et aux menaces.
Optimisation des processus internes
En suivant des indicateurs spécifiques, vous pouvez identifier des inefficacités et des opportunités d’amélioration. Cela peut conduire à une meilleure allocation des ressources, une réduction des coûts et une augmentation de la productivité. Les tableaux de bord KPI vous permettent de suivre les performances en continu et d’ajuster vos processus en fonction des résultats obtenus, améliorant ainsi la performance d’entreprise globale.
Renforcement de la communication et de la collaboration
Un tableau de bord KPI favorise la transparence et la communication entre les départements. En partageant les mêmes données et objectifs, les équipes peuvent mieux collaborer et aligner leurs efforts pour atteindre des objectifs communs. Cela contribue à créer une culture d’entreprise plus ouverte et axée sur les résultats.
Suivi des performances et responsabilisation
Les tableaux de bord permettent de suivre les performances à tous les niveaux de l’organisation. Cela aide non seulement à identifier les domaines à améliorer, mais aussi à responsabiliser les employés en leur permettant de voir comment leur travail contribue aux objectifs globaux de l’entreprise.
Choisir les bons KPI pour votre tableau de bord KPI est essentiel pour piloter efficacement votre entreprise. Que vous soyez dirigeant, responsable financier, RH, marketing, ou de production, MyReport vous offre les outils nécessaires pour créer des tableaux de bord adaptés à vos besoins. Avec des fonctions de personnalisation avancées et une interface user-friendly, vous pouvez transformer vos données de business intelligence en insights actionnables et propulser votre entreprise vers le succès.
Cahier des charges pour bien exprimer vos besoins en BI
Vous devez choisir un outil de BI ? Mais vous ne savez pas par où commencer pour choisir le bon ?
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OGI, un revendeur spécialisé dans la mise en place de systèmes d’information de gestion, annonce l’intégration du progiciel MyReport de Report One dans son portefeuille.
OGI (50 salariés, 7M€ de CA) est depuis 20 ans un intégrateur de services numériques spécialisé dans la mise en place de solutions offrant la possibilité de tendre vers le «zéro papier » et favorisant le travail collaboratif dans un contexte de mobilité.
L’arrivée de MyReport dans le portefeuille des solutions distribuées par OGI marque l’élargissement de son offre à la Business Intelligence, attendue par ses clients dont la grande majorité sont matures sur les sujets liés à la dématérialisation.
« Si Report One a été retenu, c’est d’une part grâce à la notoriété de leur solution sur le marché français (plébiscitée par la plupart des DAF que nous côtoyons) mais également grâce à leurs relations de proximité avec les intégrateurs. Nous apprécions avoir à nos côtés des entrepreneurs, des gens qui savent ce qu’est le client final et qui partagent notre volonté de les servir », explique Julien Miconnet, le dirigeant d’OGI. « Nos clients recherchent des solutions opérationnelles, fiables et faciles à déployer. »
Depuis la signature du partenariat le 30 juin 2021, plusieurs clients d’OGI ont entamé leur projet de BI, et les premières signatures ont été réalisées dès juillet. « Les délais de décision sont ultra-courts pour les clients qui étaient mûrs et qui attendaient une BI. Ils valident le choix d’OGI sans hésiter, » explique Julien Miconnet. « D’un côté, ils sont ravis de retrouver une dimension humaine, une relation de proximité ; de l’autre, ils comprennent qu’avec MyReport, ils bénéficieront d’un ROI rapide et d’une véritable autonomie dans l’utilisation de la solution. L’époque des usines à gaz dont le déploiement prenait des mois entiers est bel et bien révolue. » OGI arrive dans le réseau de Report One en tant que Partenaire Gold.
Next Decision, cabinet de conseil dans la data, distribue la solution de Business Intelligence MyReport, depuis sa création en 2010. Retour sur une décennie de collaboration alors que les deux entreprises entament une très forte accélération de leur croissance.
Next Decision est un cabinet de conseil qui compte 200 salariés spécialistes de la donnée. Issu de la fusion, en 2015, de Ouest Decision, Paris Decision, Sud Decision et Sud-Ouest Decision, le cabinet se caractérise par l’importante proximité maintenue avec ses clients et ses fournisseurs. Next Decision continue d’ouvrir de nouveaux bureaux partout en France, dont un premier bureau lyonnais qui a atteint en 6 mois la taille de 15 consultants et continue de recruter. La solution MyReport de Report One est distribuée par le cabinet depuis la création de sa première entité en 2010, et est déployée chez près de 30% de ses clients.
MyReport : des arguments techniques qui fonctionnent
Si Next Decision distribue MyReport depuis sa création, il se refuse à être monolithique et tient à couvrir l’ensemble des besoins en lien avec la donnée, qu’il s’agisse de big data, du transfert et de l’échange de données ou de création d’applications sur mesure. Pour autant, son Directeur Général, Regis Boudaud reconnait que la solution est « très facilement identifiable ». « MyReport permet à chacun, quel que soit son métier, de comprendre ses données et industrialiser les tableaux de bord. Mais si l’offre de Report One rencontre autant de succès auprès de nos clients, c’est surtout grâce à trois facteurs : le maintien de leurs habitudes grâce à l’environnement Excel, une grande simplicité d’usage qui permet à un responsable métier tel qu’un DAF ou un contrôleur de gestion de propulser les données, et un fonctionnement sémantique qui permet de remanipuler les données sans connaissances particulières en développement informatique. », continue-t-il.
Cette structure répond parfaitement aux besoins des PME et ETI, cibles prioritaires de Report One, mais aussi aux structures plus grandes séduites par le pragmatisme de MyReport. « Depuis plus de 10 ans, les grands groupes ont compris que leur organisation très lourde ne leur sert pas, et ont commencé à se restructurer. Les solutions telles que MyReport leur permettent de bénéficier, à l’instar des PME et ETI, de solutions robustes et performantes déployées en quelques jours, et non pas plusieurs mois. C’est une agilité exigée aujourd’hui par les entreprises de toutes tailles », ajoute Régis Boudaud.
Les deux fonctions de MyReport les plus appréciées sont le « zoom », qui permet de comprendre comment une cellule a été alimentée, et la fonctionnalité permettant de croiser dans Excel des sources de données provenant de différentes sources.
Le made in France
A ces paramètres techniques s’ajoute un argument de taille : le made in France. En effet, Report One est une PME française dont les solutions sont développées à Albi dans le Tarn, et la croissance pilotée depuis Paris. Les avantages qui en découlent sont nombreux. Au-delà de l’impact de Report One sur l’économie régionale, avec notamment une vingtaine d’emplois qui seront créés d’ici fin 2022, Report One propose ainsi une proximité client chère à Next Decision, et un support technique en français.
« La Business Intelligence est un domaine précis, et assez complexe. Le fait de pouvoir communiquer en français avec le fournisseur de la solution est une chance énorme, et un argument commercial très fort auprès de nos clients. Si nos commerciaux se présentent ensemble à un rendez-vous, le taux de transformation est proche de 100%. Nous sommes ravis de pouvoir compter sur MyReport pour contribuer à notre croissance », explique le DG de Next Decision.
Les métadonnées, une orientation de demain
Le monde de la donnée évoluant très vite, Next Decision se donne comme ambition de suivre de près les révolutions à venir. Le cabinet prévoit déjà que l’une des orientations majeures des métiers de la donnée sera la gestion des métadonnées. Aujourd’hui déjà, certains clients de Next Decision se mettent même à commercialiser leurs données obtenues avec MyReport. Quels bénéfices en tireront-ils demain ?
« Depuis notre LBO réalisée il y a un an, Report One a très fortement accéléré sa croissance (+10% en 2020). Nous sommes heureux de pouvoir compter sur notre partenaire historique Next Decision qui apporte une importante valeur ajoutée dans la distribution de nos produits et dans l’évangélisation du marché. La très forte accélération de la croissance des deux entreprises est un signe fort de la part du marché, et confirme que notre approche est la bonne. Nous espérons que les années à venir permettront aux deux structures de maintenir le cap. Pour ce qui est de Report One, l’objectif est d’atteindre les 25 M€ de revenus en 2025, » précise Thierry Luthi, Président du Groupe Report One.
3 étapes clés pour repenser votre reporting financier avec la business intelligence
Le reporting financier : il est incontournable dans toutes les entreprises ! Evidemment, il est au cœur du fonctionnement économique et des décisions que prennent ses dirigeants et actionnaires. Et pourtant, combien d’entreprises font le triste constat d’une faible performance dans leur processus de reporting ? manque de fiabilité, délais inadaptés, faible évolutivité et coûts de production sont les principaux défauts que nombre de directeurs financiers, directeurs généraux ou directions opérationnelles reprochent à leur système.
C’est le triste constat que font les directions financières elles même lorsqu’elles passent près de la moitié de leur temps à produire le reporting, au détriment de l’analyse (30% du temps) et de la communication auprès des opérationnels (20%)[1]
Si les outils de business intelligence apportent en la matière nombre de solutions, et plus particulièrement en matière de présentation des données, encore faut-il ne pas céder aux seules sirènes de la restitution. Voici quelques conseils pour bien (re)penser, l’efficacité de votre reporting financier en quelques points clés.
[1] Etude du cabinet Deloitte « reporting in a digital world” parue sur le site Deloitte
Faire évoluer le reporting financier pour l’aligner au « business model » de l’entreprise
Le reporting est trop souvent perçu comme « une obligation ». De nombreux collaborateurs se sentent « contraints » par ses échéances et n’en perçoivent pas toujours l’utilité. Voilà une première opportunité ! De quoi ont besoin les managers de votre organisation ? Quels sont les questions qu’ils se posent et en quoi le reporting financier peut-il les aider ? Que souhaitent-ils vraiment piloter ? Mettre en avant ces indicateurs clés de leur métier constituera la première plus-value de votre démarche et vous permettra d’aller à l’essentiel de leurs préoccupations. Et pas besoin d’être exhaustif du premier coup ! Mieux vaut remporter rapidement de petits succès. Le dialogue n’en sera que plus facilement établi et plus efficace.
Automatisez tout ce qui peut l’être ! la BI est là pour ça!
…La collecte et la transformation des données…
Il n’y a pas de secret. Votre obligation de publier, mais aussi d’expliquer, de remonter la ou les pistes d’audit, de vérifier la cohérence, la concordance des informations… Tout cela doit vous conduire à organiser et surtout automatiser la collecte des données et les différentes opérations de transformation de toutes les informations de votre reporting.
La création d’un entrepôt de données constitue donc un incontournable dans ce dispositif . L’entrepôt est non seulement le socle de votre reporting financier, mais aussi de tous les automatismes de production, de contrôles de qualité et de cohérence et même de présentation de votre reporting.
C’est à cette étape que vous déterminez vos sources de données, le vocabulaire à employer, les données de référence (par exemple un plan de rubriques, un plan de consolidation, Le fichier clients, etc.). C’est l’étape la plus importante du dispositif car elle garantit non seulement la fiabilité, mais aussi la maîtrise du processus et son évolutivité.
…Le contrôle de fiabilité et les alertes …
Ainsi, non seulement vous formalisez et précisez la construction de l’information, mais vous développez également le système d’alertes vous permettant d’éviter les dérives et de maintenir la qualité de votre dispositif. En amont de la publication, soyez alerté ou alertez lorsque, par exemple, le CA de la comptabilité ne colle pas avec le CA de la gestion commerciale… ou lorsqu’une variation de chiffres est trop importante entre deux exercices : il y a peut-être eu erreur d’imputation ?
Le choix de votre outil de business intelligence est primordial à ce stade. Plus la construction de votre entrepôt de données est automatisée, plus votre reporting sera fiabilisé, juste à temps et évolutif.
Adaptez les outils de publication en fonction des collaborateurs
Le plus gros défaut de nombre de systèmes de reporting, c’est le doute. C’est souvent ce que l’on reproche à Excel. Chacun arrive avec « son tableau » et « ses chiffres ». Ne laissez plus la part aux interprétations et soyez le garant de « la vérité ». Du « rapport annuel imprimé » à l’application mobile présentant des graphiques essentiels, votre reporting peut prendre plusieurs formes en fonction du contexte dans lequel il est utilisé. Présentez le sous forme graphique en réunion pour aller à l’essentiel, ou en mobilité pour faire réagir les opérationnels qui le consultent depuis leur smartphone. Faîtes des tableaux, ou des listes, pour détailler ou expliquer tel ou tel indicateur.
Organisez la publication et les accès à votre reporting de façon à en adapter la forme et la navigation aux différents usages que vos interlocuteurs. Cette démarche facilite grandement son adoption en tant qu’outil et support de la prise de décision. « Cerise sur le gâteau » : cela valorise ainsi souvent les fonctions du contrôle de gestion auprès des opérationnels.
Conclusion : transformez votre reporting financier et mettez en avant votre rôle de conseil et d’accompagnateur de la performance de votre entreprise.
Car c’est bien à cela qu’aspirent nombre de directions financières ou du contrôle de gestion. Si l’on en croit l’enquête menée par PWC, « le pilotage de la performance reste la priorité n°1 en 2019 » pour 72% des interlocuteurs interrogés. [2]
Alors que la transformation digitale touche de nombreux processus opérationnels, celle du reporting financier contribue à coup sûr à la maîtrise des décisions dans l’entreprise, à l’agilité de sa transformation et à une image positive et plus opérationnelle de la fonction finance.
[2] Enquête PWC « Priorités 2019 du directeur financier » publiée sur le site PWC.fr
La Business Intelligence décodée pour les PME
La Business Intelligence décodée pour les PME. La donnée au service de la performance de votre PMESaviez-vous comment font…
Avant de démarrer le 1er article de cette nouvelle série, commençons par le pourquoi du comment de celui-ci. En effet, nous avons de belles ambitions pour les années à venir, parmi lesquelles celle de démocratiser la BI auprès de toutes les PME françaises (oui, toutes, sans exception 😉). Cette ambition nous amène donc à un enjeu majeur : grandir ! Ce qui implique forcément de recruter de nouveaux talents au sein de nos différents services. Et nous avons à cœur de recruter des personnes qui partagent les mêmes valeurs que Report One. Ces valeurs – l’engagement, la simplicité et l’accomplissement, sont essentielles pour nous et nous souhaitons les préserver. Et quoi de mieux que garantir la qualité de vie au travail pour conserver cet ADN ? Ça y est, vous l’avez certainement compris : l’objectif de cette série d’article est de vous expliquer comment tout cela se traduit chez Report One !
Maintenant, démarrons cet article par une courte définition : la qualité de vie au travail désigne les conditions dans lesquelles les salariés exercent leur travail ainsi que la capacité à s’exprimer et à agir sur le contenu de celui-ci.
La communication apparait de ce fait avec évidence comme l’un des piliers de cet indicateur, puisqu’elle elle est garante de la bonne entente entre les collaborateurs et de la performance de l’entreprise. Et qui dit communication dit aussi transparence et partage : partage de la stratégie, des objectifs fixés et des objectifs atteints.
Chez Report One, ces notions sont aujourd’hui totalement intégrées par l’ensemble des collaborateurs de la société.
La communication entre les différents services est facilitée à toutes les échelles. Ainsi, il est possible pour chacun d’obtenir directement une information à sa source en s’adressant au collaborateur concerné, quel que soit son niveau hiérarchique. Cette facilité à communiquer et cette accessibilité sont un vrai gain de temps. De plus, elles contribuent à entretenir un environnement et des conditions de travail agréables pour tout le monde.
Si la communication et le partage de la stratégie font partie du quotidien chez Report One, leur importance n’en est pas pour autant sous-estimée. Lors des points d’activité mensuels et des kick-off de début d’année, la communication prend encore plus d’ampleur ! Les points mensuels d’activité, menés par Thibaut Chesné, Directeur général de Report One, regroupent en ligne l’ensemble des collaborateurs répartis dans toute la France. Ils permettent de relater les faits marquants de chaque service sur le mois passé : CA réalisé, nouveautés, recrutements, nouveaux projets… C’est également l’occasion de féliciter les collaborateurs pour leurs accomplissements, de soulever d’éventuels axes d’amélioration et d’encourager l’ensemble des équipes.
Ces points d’activité sont d’ailleurs très appréciés des collaborateurs :
« Le point mensuel permet d’avoir une vue très opérationnelle de l’activité de la société. Il est ponctué parfois d’informations plus stratégiques. Du point de vue de la communication globale, les échanges sont transparents et impliquent l’ensemble de la société dès que cela est possible. » Fabrice – Responsable du pôle Conseil MyReport
Dans le même esprit, les kick-off de début d’année ont pour objectif de réunir cette fois-ci les équipes en présentiel et de présenter les objectifs de l’année à venir. C’est un vrai moment de convivialité et de partage entre les équipes qui n’ont pas souvent l’occasion d’être réunies au grand complet !
Les News jouent également un rôle essentiel dans la communication de l’entreprise. Il s’agit d’articles publiés sur la page d’accueil de l’intranet Report One qui permettent aux collaborateurs de partager des informations à l’ensemble des équipes : arrivée d’un nouveau collaborateur, finalisation d’un projet, nouveau livre blanc ou témoignage client, mise à jour produit…
« La communication générale de l’entreprise est bien organisée à travers les points de la direction et l’annonce des faits marquants via les news. » Ludovic – Regional Business Manager.
Toujours sur le portail interne, aussi nommé PRO, les tableaux de bord permettent à chacun de suivre quotidiennement l’avancée du chiffre d’affaires, des objectifs et des nombreuses données clés de l’entreprise. C’est un réel atout en termes de transparence, et ça tombe bien puisque c’est un peu notre métier en tant qu’éditeur d’une solution de BI… Ici, les cordonniers ne sont pas les plus mal chaussés ! Bien au contraire !
En conclusion la transparence et la communication sont des éléments essentiels de la santé d’une entreprise et du bien-être des collaborateurs. Et Report One s’investit au maximum pour que chaque collaborateur puisse se sentir pleinement impliqué, et ce dès l’arrivée dans l’entreprise !
A chaque échéance comptable ou fiscale, le scénario se répète : toute la direction financière se retrouve à courir après l’information auprès des équipes métiers. Demandes, relances, vérifications et rebouclages plombent leur emploi du temps et nuisent à la qualité des productions. Un sujet qui est à nouveau d’actualité en cette période d’établissement des budgets…
Mais le problème de la communication interne est loin d’être une fatalité, et la Business Intelligence semble apporter une réponse aussi concrète qu’accessible !
Les gestionnaires comptables et financiers ne consacreraient que 50% de leurs à l’analyse et au pilotage
Selon une étude réalisée par l’Institute of Management Accountants[1] (organisation internationale de professionnels de la finance et de la comptabilité), près de 40% des gestionnaires estiment passer “plus de la moitié de leur temps à collecter, saisir et valider les données”. Ce qui les tient éloignés de l’essentiel : la production, l’analyse et le pilotage.
Mais le manque d’efficacité n’est pas le seul inconvénient d’un circuit de communication traditionnel structuré autour d’échanges par mail, par téléphone ou en réunion. Ce type de processus implique également des difficultés à fiabiliser et à tracer l’information, ainsi que d’éventuelles erreurs liées à des différences de langage (qualifications du chiffre d’affaires variées d’un service à l’autre par exemple).
La centralisation des données : une aubaine pour les fonctions finance
Là où la solution de Business Intelligence joue un rôle salvateur, c’est qu’elle s’impose comme référentiel unique au sein de l’organisation. Sous forme de logiciel ou de plateforme Saas, elle va collecter la donnée à partir de tous les outils internes, automatiquement et en direct.
La donnée, une fois entrée dans un outil métier quelque part dans l’entreprise, est immédiatement remontée et structurée au sein de la solution BI. L’information est fiable, traçable, et traduite dans le langage commun qui a été défini par la DAF.
Les fonctions financières et fiscales peuvent enfin s’émanciper du rôle de collecteur de données. Une aubaine pour les PME et les ETI qui travaillent avec des équipes réduites à l’emploi du temps bien rempli.
Redécouvrez la valeur ajoutée de vos experts du chiffre
Plus de temps et plus de sérénité pour la DAF, et c’est tout le potentiel de vos experts du chiffre qui se révèle. Les équipes peuvent enfin se consacrer à l’optimisation du pilotage comptable, s’assurer que l’entreprise paie la juste charge fiscale, et utiliser l’intelligence collective pour définir la meilleure stratégie.
Avec la BI, vos experts du chiffre ont un outil performant pour piloter l’activité et devenir de véritables Business Partners pour les opérationnels.
En un mot, la BI redonne toute leur agilité aux DAF des PME et des ETI pour collecter et structurer la donnée.
La Business Intelligence libère le potentiel des équipes financières. Pour découvrir tout ce que la BI peut apporter à votre DAF, n’hésitez pas à demander une démo de notre solution My Report.
Le P&L, c’est ce document de suivi et de pilotage qu’on peine à exploiter pleinement dans une PME. Les chiffres sont actualisés avec un léger contretemps sur l’activité réelle, et le niveau de granularité ne permet pas d’en faire une réelle aide à la décision opérationnelle. Pourtant, grâce à la Business Intelligence, il est possible de libérer tout le potentiel de votre P&L pour en faire un véritable booster de votre rentabilité.
Le P&L n’est plus un exercice comptable mais un outil de pilotage quotidien
Un P&L dynamique, constamment à jour à partir de vos données métiers, c’est possible ! Avec une solution de Business Intelligence connectée à vos logiciels de production, CRM, RH, ou fichiers Excel divers, vous gardez un œil sur votre rentabilité à chaque instant : vos données sont centralisées et restituées sur des tableaux de bord visuels.
Vos coûts de revient sont par exemple directement mis à jour, en fonction des variations de prix ou des nouveaux contrats que vous signez.
En plus, vous pouvez décliner votre P&L sur chaque métier, ligne, ou produit. Rien n’est plus aisé avec des tableaux de bord ergonomiques, duplicables et personnalisables dans le moindre détail. Le P&L n’est plus un exercice comptable périodique mais un outil de pilotage quotidien.
Le pilotage data-driven remet la rentabilité au cœur de la décision opérationnelle
Avant, la donnée financière n’était pas toujours disponible pour appuyer une décision opérationnelle. Au mieux, elle l’était périodiquement grâce à la production de P&L trimestriels ou mensuels. Désormais, vous comparez le réel au budget, à l’année écoulée, au mois écoulé… Le timing d’une décision business n’est plus dicté par la disponibilité de la donnée, mais par les enjeux business.
Le directeur financier et ses équipes constatent en direct tout décrochage et toute opportunité. Ils deviennent des “business partners” de choix pour les équipes de production et les commerciaux en les aiguillant avec sérénité.
P&L dynamique : savoir saisir les opportunités de marché
Les opportunités de marché justement… Vous pouvez également simuler des scénarios alternatifs suite à la prise de contact d’un fournisseur, un changement d’indice de prix, ou l’ouverture d’un nouveau marché.
Des données qui seront précieuses pour savoir quel contrat renégocier en priorité, quel produit pousser en termes de marketing… Grâce à la BI, vous identifiez même les projets à forte valeur ajoutée et le timing opportun pour les déployer.
En cas de coup de mou aussi, la BI joue son rôle. Si des actions correctrices doivent être menées pour redresser la barre ou réduire la voilure, on n’attend plus la prochaine mise à jour du P&L pour agir.
En un mot et à partir d’un seul outil, la BI redonne toute leur agilité aux DAF des PME et des ETI pour piloter la rentabilité.
La Business Intelligence libère le potentiel des équipes financières et le pilotage du P&L est un aspect parmi d’autres. Pour découvrir tout ce que la BI peut apporter à votre DAF, n’hésitez pas à demander une démo de notre solution My Report.
Le forecast, c’est l’outil de pilotage indispensable du DAF et de ses dirigeants. De la PME à la multinationale. Assimilé au budget en début d’année, il peut s’en éloigner au fil du temps pour coller à la réalité avec toujours plus de précision, au gré des évolutions de marché et des variations de l’activité. Pour savoir où l’on se trouve et où l’on va, le forecast est roi.
Forecast et reforecast… Sortir de la servitude budgétaire
Le forecast est devenu un exercice budgétaire en continu. Pour éviter les surprises (qui ne sont jamais vraiment appréciées dans le domaine de la finance), le DAF et ses équipes doivent constamment réévaluer la trajectoire financière en cours d’année, ou sur la durée du Business Plan.
Face à ce rythme de reporting de plus en plus soutenu, l’un des effets pervers est la production de tableaux de bord de manière mécanique ou machinale. S’il n’y a plus de place pour la prise de recul et pour l’optimisation, le forecast perd son utilité première : indiquer au DAF la meilleure trajectoire financière.
La Business Intelligence au secours des fonctions finance
Pour que le forecast reste un matériel fiable et disponible en continu, une solide base de discussions, les équipes financières ont besoin de nouveaux outils. En agissant comme une plateforme centralisée, connectée et automatisée, la solution de Business Intelligence remplit ce rôle à merveille.
Elle collecte, trie et met en forme l’information, et ce n’est pas tout…
Le forecast, une boussole à exploiter au quotidien
Grâce aux différentes fonctionnalités et à l’ergonomie de la solution BI, il n’a jamais été aussi simple d’explorer le futur.
Il est possible de dupliquer les forecasts et d’étudier différentes trajectoires en simultané en quelques clics. L’objectif n’est plus de se protéger en cherchant à deviner le point d’atterrissage de l’exercice, mais de comparer de multiples scénarios en fonction des différentes décisions business qui se posent aux dirigeants.
En cas d’imprévu également, le DAF peut immédiatement éditer un reforecast et proposer les meilleures alternatives en réaction. Le forecast est un outil qui permet d’agir, c’est la boussole du DAF dynamique et proactif.
En période de crise, la gestion dynamique du forecast est un prérequis à la mise en place rapide d’un plan d’action pour les PME et les ETI. Un plan qui se décompose en 3 phases :Évaluer rapidement les impacts grâce à la donnée disponible.Réunir les décisionnaires autour d’un référentiel unique pour lister les actions prioritaires.Communiquer aux équipes de manière claire, en continu, les objectifs à court terme.
Le forecast est au cœur du pilotage financier des entreprises. Grâce à la BI, c’est désormais un outil évolutif et disponible en continu, la boussole dynamique des directions financières.
La Business Intelligence libère le potentiel des équipes financières, et le pilotage des prévisions est un aspect parmi d’autres. Pour découvrir tout ce que la BI peut apporter à votre DAF, n’hésitez pas à demander une démo de notre solution My Report.
Manque de temps, de moyens, de recul, d’analyse… Etablir son budget prévisionnel n’est pas une tâche aisée lorsqu’on gère une PME. Et si la clé, c’était de penser autrement ? De se tourner vers des solutions qui vous simplifient la tâche ?
Voici notre guide pour établir son budget en 5 étapes grâce à la Business Intelligence !
1. Estimez vos dépenses et recettes futures en exploitant votre capital data
La plupart des données nécessaires à l’établissement du budget, notamment historiques, sont déjà stockées et manipulées par vos collaborateurs quelque part dans l’entreprise. La difficulté, c’est de centraliser et d’unifier toutes ces informations.
Une solution de Business Intelligence, une fois installée, effectue automatiquement la collecte à partir de votre logiciel comptable, de vos fichiers Excel, de votre CRM et de tout autre source pertinente. C’est le meilleur moyen d’accéder à des chiffres fiables en continu.
2. Personnalisez votre budget en toute simplicité grâce à un outil accessible
Une fois toutes ces données centralisées, la solution de Business Intelligence vous offre une interface ergonomique pour visualiser et manipuler l’information.
Des fonctionnalités spécifiques vous permettent de paramétrer votre budget selon vos propres normes et besoins. Par ailleurs, vous pouvez facilement multiplier les essais et faire vivre en parallèle deux ou trois versions de votre budget.
3. Affinez vos prévisions en impliquant vos équipes autour d’un référentiel unique
Pour un budget précis et pertinent, il est capital d’impliquer les bonnes personnes au sein de l’entreprise : de grosses ventes prévues qui boostent les revenus, un changement de fournisseur qui va tirer les prix vers le bas, une opération immobilière à fort impact fiscal ? Les opérationnels sont les mieux informés pour vous aider.
La solution de Business Intelligence fait office de référentiel unique et partagé. Tous les utilisateurs parlent le même langage et discutent au même endroit.
4. Maintenez un budget dynamique à l’aide de vos différentes sources de données
Les documents et reportings financiers passent par une multitude de versions avant d’arriver à leur mouture finale (si tant est qu’elle arrive). Le budget ne fait pas exception à la règle, loin de là.
Pour simplifier ce processus, la solution de Business Intelligence est connectée de manière dynamique à toutes les sources d’informations sous-jacentes. Si une information est modifiée par les équipes en arrière plan, elle fera directement évoluer le budget en conséquence.
5. Visualisez et partagez votre budget pour un déploiement réussi
Avec une solution de Business Intelligence, vous automatisez la phase de mise en forme. Vos reportings et votre budget ressortent automatiquement de manière graphique et visuelle. Idéal pour faire mettre en avant les bons indicateurs et pour échanger avec les différentes parties prenantes : décideurs, financiers, prêteurs…
Pour faciliter le partage de l’information, la restitution peut s’effectuer sous forme de simples fichiers Excel.
La Business Intelligence libère le potentiel des équipes financières et la planification budgétaire est un aspect parmi d’autres. Pour découvrir tout ce que la BI peut apporter à votre DAF, n’hésitez pas à demander une démo de notre solution MyReport.
Le mois de septembre est une période chargée pour les équipes comptables et financières. L’été se finit tout juste qu’il est déjà temps de préparer le budget prévisionnel pour l’année qui arrive et d’anticiper le cut-off pour l’exercice qui se termine.
Lorsqu’on est DAF dans une PME ou une ETI et qu’on dispose d’effectifs limités, il faut savoir bien s’équiper pour éviter le stress de la rentrée…
La performance avant tout : le cut-off est devenu un outil de pilotage
Si l’obligation légale du cut-off est annuelle, les entreprises ont de plus en plus recours à des échéances semestrielles ou trimestrielles pour des raisons stratégiques. En effet, pour le DAF et ses dirigeants, le cut-off représente une photographie de la situation des comptes à un instant précis, à mettre en parallèle avec l’activité réelle.
En formalisant les écarts entre le réalisé et le facturé, le DAF peut suivre le déroulé des commandes et des opérations et rectifier la trajectoire (relance de facturation, état des avances). L’exercice du cut-off devient donc un véritable support pour le pilotage opérationnel et apporte une aide à la décision des plus utile.
Au delà des considérations opérationnelles, c’est également l’occasion d’affiner le pilotage fiscal et d’anticiper les besoins de financements ponctuels. Autant d’excellentes raisons d’en faire un atout et non plus une contrainte…
Automatisation et centralisation : la fin de la chasse aux infos
L’une des principales difficultés en période de budget, c’est de collecter des informations fiables auprès d’une diversité d’acteurs en un temps réduit. En s’imposant comme un réservoir de données unique, centralisé et automatisé, une solution de Business Intelligence relève le challenge avec brio.
Cette solution agit comme une interface reliée à tous les logiciels et fichiers internes pertinents : ERP, CRM, outils métiers, feuilles Excel… La Business Intelligence récolte et met en forme la donnée de manière automatisée.
Ainsi, les affaires en cours, facturées ou non, sont directement remontées dans un outil ergonomique qui permet de réaliser son budget ou ses tableaux de bord en seulement quelques clics.
Un référentiel et un langage commun pour caractériser les opérations
L’autre grande difficulté lors du cut-off, c’est la bonne caractérisation des opérations sur les projets en cours. Qui détient l’information la plus fraîche et à quoi correspondent coupablement les éléments business communiqués ? Ici aussi, la Business Intelligence se révèle utile. Elle agit comme un référentiel unifié qui traduit automatiquement les données dans un langage commun.
Le DAF passe moins de temps à caractériser les opérations et à rapprocher les écritures, il peut se concentrer sur le cas d’exceptions et le pilotage. Finalement, le contrôle de gestion est simplifié et le cut-off devient une simple formalité.
Plus de stress, la gestion autrefois laborieuse des cut-off est désormais automatisée. Une occasion en or pour se consacrer à ce qui crée réellement de la valeur : le pilotage de la performance !
La Business Intelligence libère le potentiel des équipes financières et la planification budgétaire est un aspect parmi d’autres. Pour découvrir tout ce que la BI peut apporter à votre DAF, n’hésitez pas à demander une démo de notre solution MyReport.
MyReport BE est une solution de business intelligence et d’aide à la décision qui permet de centraliser, d’analyser et de partager toutes les données. Son objectif ? Accompagner les entreprises dans la maîtrise de leurs données.
Vous êtes client Essential ? Cliquez ici pour en savoir plus sur MyReport Business Evolution.
Toujours plus loin dans la dataviz et l’ergonomie de MyReport BE
Si vous êtes utilisateur(rice) de MyReport Business Evolution, vous avez certainement remarqué le travail que nos équipes R&D ont réalisé depuis la 3.0 (sortie en janvier 2020) sur la partie Data Visualisation.
En effet, nous avons pu constater que la dataviz s’est très bien intégrée chez nos clients, et qu’elle représente un véritable facteur de déploiement de la data dans l’entreprise. C’est ainsi que de nombreuses fonctionnalités ont vu le jour : maître-détail, embedded, cartographie…
Avec la 4.1, qui sortira le 7 septembre prochain, nous continuons donc sur notre lancée afin d’aller encore un peu plus loin dans ce que MyReport BE peut vous proposer.
De plus, nos clients grandissent et certains d’entre eux comptent un nombre de collaborateurs important. De ce fait, certains DSI et administrateurs ont rencontré des difficultés dans la gestion des utilisateurs auxquelles nous avons évidemment souhaité palier. Tadam ! Le module Administrator nouvelle version est né !
Pratiques, dynamiques et ergonomiques : découvrez les nouvelles fonctionnalités de MyReport BE 4.1
L’export des données des indicateurs d’un tableau de bord
Imaginez : vous êtes en plein rendez-vous avec un client et vous lui montrez votre écran avec un beau tableau de bord présentant ses données. Dans le mille ! Il trouve ça passionnant et vous demande de lui partager ces graphiques… Respirez ! C’est désormais possible grâce à la 4.1 !
En effet, vous pouvez désormais exporter depuis le Center la liste des données d’un indicateur graphique, d’un tableau ou d’un listing vers Excel. Cette fonctionnalité vous donne ainsi toutes les informations pour analyser facilement les données des tableaux de bord.
Les podiums
Jusqu’ici disponible uniquement dans le Builder, la fonctionnalité Podium fait sa grande entrée sur Page pour tous les rapports graphiques, listings ou tableaux. Identifier en un seul coup d’œil ses 3 premiers clients devient donc un jeu d’enfant avec la 4.1 !
Vous l’avez compris, le principe de cette fonctionnalité est de filtrer les dimensions d’un indicateur par les n premières et/ou les n dernières valeurs.
Le filtre peut se faire :
En nombre de valeurs : par exemple les 3 premiers clients en CA
En pourcentage de l’indicateur : par exemple les clients qui représentent 50% du CA du mois
Ou en valeur de l’indicateur : par exemple les clients avec lesquels est réalisé un CA de 1M€
Cette fonctionnalité est un véritable atout pour tous les managers qui conçoivent des tableaux de bord à destination de leurs équipes ! Quelques exemples :
Le/la DG qui souhaite visualiser le CA des 3 premiers commerciaux de l’entreprise
Le/la DAF qui souhaite se renseigner sur les clients représentant les 15 plus gros en-cours
Le/la DRH qui souhaite connaître les 5 plus gros salaires et des 5 derniers salaires du mois
Le/la directeur-rice commercial qui souhaite afficher, pour chacun de ses commerciaux, la liste des 10 premiers clients qui n’ont pas été visités depuis plus de 3 mois
Quelques éléments supplémentaires sur le podium :
Vous avez la possibilité de mettre en évidence les valeurs demandées par rapport aux autres afin d’avoir une vue d’ensemble de votre statistique.
Vous avez toujours la possibilité d’utiliser le drill et le maître détail pour creuser vos données
NOUVEAU : il est désormais possible d’utiliser le drill et le maître détail sur la catégorie « Autre ». La fonctionnalité Podium est ainsi plus complète et performante !
Le module Administrator
Si vous êtes DSI, alors vous connaissez bien ce module qui permet de gérer les droits des utilisateurs et groupes d’utilisateurs (et ils peuvent être nombreux dans une entreprise !). Pour cela, vous avez besoin de moyens simples pour afficher un grand nombre d’éléments, afin de comparer facilement les droits et d’identifier les utilisateurs dont les droits dérogent par exception à leur(s) groupe(s) d’appartenance.
Vous l’avez peut-être constaté, il était jusqu’ici assez compliqué d’identifier des droits spécifiques sur les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs.
Notre équipe R&D a de ce fait travaillé sur l’ergonomie du module Administrator. D’ailleurs, bien conscients que l’expérience utilisateur est un sujet capital, nous avons accueilli il y a 1 an de cela un UX designer, qui travaille sur ces enjeux de simplicité d’usage de MyReport.
Avec ce module revisité, vous disposez d’une interface unique et d’outils de sélections combinées très pratiques pour :
Sélectionner les types de droits à gérer (Fonctionnalités, Modèles, ETL, Diffusions)
Sélectionner les groupes ou les utilisateurs
Comparer les éléments sélectionnés en renforçant la mise en évidence des surcharges.
Cette version 4.1 vient donc enrichir le panel de fonctionnalités de MyReport BE tout en optimisant davantage son ergonomie et sa facilité d’usage pour les métiers SI.
