Meilleure visibilité de l'activité pour mieux anticiper.
Cafés Legal est le premier torréfacteur indépendant français.
Cette société fondée en 1851, joue depuis longtemps un rôle de tout premier plan dans l’univers du café.
Elle propose une gamme très complète de produits qui sont très appréciés des consommateurs et clients en France comme à l’international.
Le besoin initial
Cafés Legal est une société de l’agroalimentaire et travaille avec la grande distribution. En tant que producteur, les équipes ont besoin d’avoir une visibilité sur leur activité commerciale, financière et par-dessus tout sur la productivité, les stocks, la qualité à tous les stades de la production, les achats des matières, etc.
Pour avoir cette visibilité, Marie-Noëlle et son collègue étaient les seuls à produire les tableaux de bord des différents services. Cela impliquait que les dashboards ne reflétaient pas la situation à l’instant T car ils n’avaient pas le temps de les produire de façon rapide et simple. Effectivement, construire ces tableaux de bord demandait beaucoup de temps pour collecter les données provenant de plusieurs sources et ensuite restituer les informations à la main dans des fichiers excel. Bref, autant de taches chronophages qui devaient être automatisées pour faciliter le quotidien de Marie-Noëlle et son collègue.
Au sein de Cafés Legal, Marie-Noëlle travaille dans l’environnement de Sage. Pour elle, avant l’utilisation d’un outil de BI, réaliser des reportings nécessitait beaucoup de développements spécifiques et compliqués, et par conséquent beaucoup de temps pour collecter les informations. En effet, il lui fallait plusieurs jours pour chercher les données dans 6 sources différentes avant de pouvoir les centraliser et enfin construire les reportings.
Par ailleurs, la qualité et la maîtrise des données étaient des sujets très importants pour Marie-Noëlle. Les informations étaient très souvent mal saisies ou manquantes.
Conséquences ? Impossible d’avoir une visibilité claire sur l’activité de chaque service en temps réel. Les manipulations chronophages ne permettaient pas de réaliser les reportings aussi souvent que souhaité. Il était également difficile, voire impossible, de pousser l’analyse des données car les indicateurs étaient mal restitués.
Sans solution adéquate pour produire efficacement des rapports contenant 6 sources de données différentes, et après avoir été accompagnée par son intégrateur Inetum, Marie-Noëlle s’est tournée naturellement vers MyReport.
Les besoins
- Améliorer sa maîtrise des données et référentiel des reportings
- Bénéficier d’une bonne restitution des indicateurs
- Profiter d’une diffusion automatique
- Une meilleure connaissance des données de l’entreprise
Les bénéfices
- Disposer d’un système de BI de confiance
- Disposer d’indicateurs fiables et homogène, avec un outil (Center) agréable pour les consulter
- Mettre en place l’affichage d’indicateurs à l’usine pour piloter la production
" Je voulais pouvoir ressortir les données rapidement, simplement et que celles-ci soient exploitables par tous en temps réel. "
Marie-Noëlle Tillon
Responsable Informatique
Déploiement de la solution MyReport
" L’outil est hyper intuitif et nous allons plus vite avec MyReport qu’avec Excel. "
Marie-Noëlle Tillon
Responsable Informatique
Lors de la mise en place de MyReport Essential, et quelques années plus tard de la migration vers la dernière version de la solution, Cafés Legal a été accompagnée par son intégrateur Inetum et un consultant de MyReport.
De nouvelles sources de données ont été intégrées autour du rendement de la production et du contrôle des achats.
Lors du passage vers MyReport BE, une formation avec un consultant de MyReport a eu lieu. Les retours de Marie-Noëlle mettent en avant la facilité d’usage de la solution ainsi que son accessibilité, même pour une personne qui n’a jamais touché de logiciel de BI.
Par ailleurs, Marie-Noëlle sait qu’elle peut contacter un consultant de MyReport si elle a besoin d’un accompagnement pour la mise en place de nouveaux projets spécifiques.
Les bénéfices apportés par MyReport.
Gagner en réactivité et anticiper pour travailler en flux tendu
Le bénéfice premier de MyReport est que la solution a permis aux équipes de gagner en réactivité. En effet, maintenant, tous les matins à 6h, toutes les équipes reçoivent les informations sur les niveaux de stocks et peuvent ainsi mieux s’organiser en priorisant leurs tâches. De cette façon, tout le monde peut travailler sereinement.
MyReport permet désormais à Cafés Legal de travailler en flux tendu grâce à la mise en place de tableaux de bord concernant la gestion des stocks. Celle-ci a grandement été facilitée.
Grâce à MyReport, la société a remis à plat sa gestion et maîtrise de leurs données. Elles sont fiables, complètes et à jour. Les équipes peuvent maintenant anticiper leurs activités et leur avenir : période de creux, pics de production, etc. L’usine dispose des indicateurs nécessaires pour piloter la production de manière efficace. Effectivement, les équipes peuvent identifier rapidement quelle est leur capacité de production, la conformité des quantités produites (et ce par périodes de la journée : matin, après-midi et soir) ou encore les temps d’arrêt de production et pour quelles raisons par exemple.
Avoir une meilleure visibilité de l’activité pour mieux contrôler
Au sein de Cafés Legal, le déploiement de MyReport a permis un gain de temps non négligeable sur la création de reportings. Le principal avantage c’est de pouvoir collecter, formaliser, analyser et partager les indicateurs de performance très rapidement et en toute simplicité. C’était l’enjeu numéro 1 de Marie-Noëlle qui se charge seule de la construction de ces reportings.
Par ailleurs, MyReport permet d’éviter les ressaisies des données et donc des erreurs humaines qui sont liées à la modification des informations. Une des satisfactions liées à MyReport est le fait que la solution respecte l’intégrité des données. Cela signifie que les données de Cafés Legal sont exactes, cohérentes et surtout sécurisées. Grâce à MyReport, la société a mis en place une stratégie de data quality management.
Toutes ces informations fiables maintenant disponibles rapidement et plus faciles à analyser permettent aux membres de chaque équipe de voir leur performance sous un nouvel angle grâce à une meilleure visibilité en temps réel de leur activité. Par exemple, les équipes concernées peuvent anticiper les augmentations de tarifs des fournisseurs pour adapter leurs achats et être au plus près des stocks et commandes.
"On peut récupérer les informations de plusieurs sources pour avoir une vue globale sur notre activité"
Marie-Noëlle Tillon, Responsable Informatique
Améliorer la communication
Aujourd’hui, avec MyReport, la direction dispose d’indicateurs fiables et homogènes avec un outil agréable pour les consulter.
La mise à disposition des données et le partage des informations à la direction ainsi qu’aux équipes ont permis un gain de temps considérable, autant dans la préparation des rapports à la main que de temps de présentation des résultats que dans la prise de décision et la tenue des réunions.
"MyReport est un outil intelligent, intuitif agréable et puissant. J'adore cet outil !"
Marie-Noëlle Tillon, Responsable Informatique