Une harmonisation des données provenant de multiples sources.
Columbus Café & Co est la première chaîne de coffee shop à s’être implantée en France. Aujourd’hui, elle représente environ 250 magasins franchisés. En quelques chiffres, Columbus Café c’est :
- Une présence dans 7 pays
- 11 000 muffins croqués chaque jour
- 15 500 cafés dégustés par jour
Columbus café c’est la chaîne de coffee shops, mais pas que. Effectivement, la société a plusieurs activités comme le déploiement de plusieurs marques ou encore la vente en grande distribution.
Vous vous en doutez bien, avec toutes ces activités, les données coulent à flots ! Et c’est là tout l’enjeu de l’équipe de Johann, responsable de contrôle de gestion. Effectivement, son équipe (composée de deux contrôleurs de gestion) intervient sur les différentes marques avec des niveaux de maturité et d’utilisation des data différents.
Dans cette étude de cas, nous allons nous concentrer sur la gestion des datas issues des 250 magasins franchisés.
Le besoin initial
MyReport était déjà en place dans l’entreprise quand Johann a pris ses fonctions mais il a fallu effectuer une migration afin de répondre aux nouveaux besoins de Columbus. Cette migration représentait une évolution majeure des applications de MyReport. C’est un projet qui a été suivi par les équipes de MyReport et qui s’est avéré challengeant car au même moment, Columbus a changé d’hébergeur.
Les premiers pas de Johann sur MyReport ont été assez simples. Il a été accompagné et formé durant un mois et demi par son collègue et les équipes de MyReport pour ensuite devenir autonome. Johann nous confit d’ailleurs qu’il n’a pas eu de difficultés d’appréhension de l’outil car il considère qu’il est très ergonomique et facile à prendre en main. Une fois les bases acquises, il se rend compte qu’il peut jouer avec la donnée pour aller plus loin dans ses analyses.
Lors de cette migration, la modélisation a été mise en place avec les équipes de MyReport. La mise en place de cette nouvelle modélisation a été très appréciée par Johann : « Je pense qu'avec d'autres solutions à ce stade-là, j'aurais rapidement été confronté à un problème de compréhension, alors que là en fait, la façon dont la modélisation des données est présentée dans l'outil nous permet quand même de faire des liens de manière très compréhensible. »
Aujourd’hui, les contrôleurs de gestion sont devenus autonomes sur la modélisation après seulement deux semaines de formation. L’équipe de Johann utilise MyReport plus que lui et lui apportent les bonnes pratiques, ce qui prouve encore la facilité d’utilisation de l’outil.
Pour conclure, les équipes de MyReport ont aidé Johann lors de ce projet grâce à un accompagnement mais aussi à une formation permettant de mettre en avant les bonnes pratiques et la manière idéale de faire les choses de façon structurée mais aussi et surtout de rendre les utilisateurs autonomes. « Il y a une grosse marge d’auto-apprentissage car l’outil est vraiment intuitif. » Johann Senckeisen, Responsable Contrôle de gestion de Columbus Café
Les besoins
- Être autonome sur la modélisation des données
- Gérer les datas des 250 magasins
- Centraliser les données
- Identifier les manquements aux éléments comptables
- Intégrer les bonnes données dans un nouvel outil de gestion
Les bénéfices
- Travailler avec des données provenant de diverses sources
- Des tableaux de bord directement dans l’interface de Sage
- Mettre en place des alertes
- Partager des informations simplement et en toute sécurité
- Gérer la facturation
- Transférer les données d'un outil à un autre simplement
Les bénéfices apportés par MyReport.
Travailler avec des données provenant de diverses sources
Columbus travaille avec différentes sources de données : fichiers plats comme Excel, données web ou encore logiciels particuliers.
L’enjeu principal de l’équipe de Johann est d’harmoniser les données provenant des systèmes de caisses des franchisés. Le problème est que ces données sont hétérogènes. C’est ici que MyReport apporte une grande valeur ajoutée car l’outil permet d’harmoniser toute cette data simplement.
Columbus a aussi une façon particulière de récupérer certaines données. Effectivement, les équipes ont mis en place un programme avec des CSV en livrable, ce qui permet d’enrichir les informations reçues via d’autres applications et les croiser pour créer un reporting fiable grâce à MyReport. Par exemple, il est possible de faire des analyses par type de magasin.
Cette utilisation de MyReport apporte plusieurs bénéfices notamment un gain de temps pour :
- la collecte des données car MyReport est connecté automatiquement
- la centralisation des données
- la restitution en informations homogènes
Modélisations MyReport & Sage 100
Pour la partie comptabilité, Columbus Café utilise Sage 100. Une modélisation a été mise en place. Cette modélisation permet aux équipes d’avoir des tableaux de bord directement dans l’interface de Sage. Cela signifie que les collaborateurs ont à disposition des KPI clairs, fiables et mis à jour en temps réel pour analyser la santé financière en un clin d’œil.
Plus besoin d’aller enrichir manuellement Sage 100 en risquant d’avoir des données inexploitables (erreurs, fautes de frappe, obsolescence de la donnée, etc).
"Les équipes comptables sont aussi conscientes qu'il y a beaucoup de choses qu'on peut leur apporter qu'ils ne peuvent pas forcément faire facilement depuis l'application Sage."
Johann Senckeisen, Responsable Contrôle de gestion de Columbus Café
La mise en place d’alertes
Des alertes ont été mises en place via MyReport pour identifier des manquements aux éléments comptables. Via Messenger de MyReport, l’intégration de templates Excel appelant la base des magasins et la définition de critères précis, les équipes sont en mesure de savoir si une information demandée est renseignée ou non. Au-delà du renseignement de cette information, l’équipe de Johann peut également identifier si celle-ci est correctement informée.
Si une information manque ou est mal renseignée, un mail est adressé à la personne concernée pour lui indiquer l’action corrective à appliquer et sur quelles occurrences le faire.
Ces alertes sont à la source de plusieurs bénéfices :
- Optimiser la qualité de la donnée
- Sécuriser et s’assurer qu’il n’y a pas d’impact négatif sur la facturation des redevances
- Passer des commandes en anticipant l’avenir
- Être réactif
"MyReport a été vraiment incontournable pour avoir des alertes sur la qualité de la donnée."
Johann Senckeisen, Responsable Contrôle de gestion de Columbus Café
Le partage simple et sécurisé des informations
Columbus travaille avec l’intranet Franchise on cloud. Il s’agit d’un intranet partagé avec tous les franchisés sur lequel des informations sont partagées aux magasins, une communauté existe avec des discussions et on peut trouver une base de données avec une fiche d’information sur chaque magasin pouvant parfois aller jusqu’au descriptif des équipes.
De plus, au-delà de l’intranet, des informations sont partagées avec différents collaborateurs et/ou services. Prenons trois exemples :
- Les clôtures comptables sont partagées aux actionnaires et à la direction interne
- Des KPI sont envoyés aux équipes opérationnelles pour contextualiser et apporter des réponses sur les performances des magasins lorsqu’elles vont sur le terrain
- Des KPI sont envoyés à l’équipe marketing sur les parties produit et ventes.
Ce partage d’informations à différents interlocuteurs se fait par le biais de MyReport, ce qui permet une sécurité des données simplement. De plus, cela aide les collaborateurs à être plus réactifs et prendre les bonnes décisions rapidement.
Gérer la facturation
Columbus est passé du système de facturation des redevances FileMaker à Franchise On Cloud. Les équipes comptables ont juste à déposer un CSV provenant de MyReport dans l’application qui va calculer toutes les factures du mois. Ensuite, un fichier texte est envoyé à la comptabilité qui n’a plus qu’à l’intégrer dans Sage 100 et toute la facturation est faite.
Vous vous en doutez, le gros bénéfice de l’utilisation de MyReport ici est le gain de temps.
Transférer les données d’un outil à l’autre simplement
La société s’est équipée de la solution Inpulse afin de gérer le cycle des matières premières dans les magasins, le passage des commandes, les inventaires et bien d’autres.
Lorsque cet outil a été mis en place, il y a eu un gros besoin de récupérer des données sur les magasins et ce, de la façon la plus précise et fiable possible. Pour ce faire, Columbus a simplement transféré des fichiers exportés depuis MyReport. Les équipes étaient certaines que la base était sécurisée et les données fiables.
Là encore, le gain de temps a été assuré.
"C’est un outil qui est incontournable"
Johann Senckeisen, Responsable Contrôle de gestion de Columbus Café
Le futur avec MyReport.
Dans un premier temps, il y a encore quelques éléments à optimiser. Par exemple, certains services travaillent beaucoup sur des fichiers excels individuels. L’idée est donc de faciliter leur travail avec MyReport.
Columbus commence à mettre en place des sujets de datavisualisation, ce qui va permettre d’éveiller les consciences des collaborateurs sur la provenance des données issues des fichiers excels qu’ils ont l’habitude de recevoir. Ce projet se fera avec MyReport.
Troisième projet : déployer la visualisation auprès des franchisés afin de leur offrir un tableau de bord personnalisé sur leurs indicateurs de façon instantanée avec MyReport et leur partager des KPI quotidiennement comme le CA ou la fréquentation sur la journée de la veille. Ainsi, chaque franchisé pourra se situer par rapport aux autres magasins.
Enfin, le dernier projet de Columbus est d’équiper tous les services de MyReport dans l’objectif de stopper l’utilisation des fichiers excels individuels et faire gagner du temps à tous les collaborateurs.
D’autres projets seront encore à identifier dans un futur plus ou moins proche étant donné le développement des nouvelles activités de Columbus.