Capitaliser sur la maîtrise d'Excel pour une meilleure autonomie des collaborateurs.
Créé en 1930, le groupe Lafuma, qui compte aujourd’hui plus de 1000 collaborateurs, conçoit, fabrique et commercialise des articles et équipements de sport et de loisirs de plein air sous les marques Millet, Eider, Lafuma, Oxbow et Lafuma Mobilier.
Le besoin initial
Depuis 15 ans, les différentes entités et directions du groupe Lafuma s’appuyaient sur une solution de Business Intelligence (IBM, Cognos) qui n’offrait pas la possibilité aux utilisateurs de créer ou modifier eux-mêmes leurs rapports. Les équipes informatiques faisaient ainsi face à un grand nombre de demandes, ce qui entraînait des erreurs et des retards dans la livraison des rapports. Ce manque d’autonomie était un
point extrêmement bloquant pour les utilisateurs en termes de réactivité et de business terrain.
Les utilisateurs ne disposant pas d’un référentiel de données commun, se posait également pour le groupe Lafuma, la question de la fiabilité des données.
Au printemps 2017, la décision est prise de changer d’outil pour redonner de l’autonomie aux utilisateurs. Un POC (Proof Of Concept) de la solution MyReport est réalisé par Business Cairn ; Celui-ci met en lumière l’agilité de l’outil et le temps de développement (divisé par 6 vs développement Cognos). MyReport devient l’outil officiel groupe pour la Business Intelligence. Intuitive et nativement intégrée à Excel, déjà utilisée par 80 % des utilisateurs pour agréger et travailler leurs données, la solution propose un rapport fonctionnalités/coût inégalé par rapport à ses concurrents. Aujourd’hui l’utilisateur a repris la main sur ses données.
Les besoins
- Créer et modifier les rapports
- Référentiel de données commun
Les bénéfices
- Autonomie des collaborateurs
- Remise à plat des processus et indicateurs
- Réduction du nombre de rapports
- Un référentiel commun
"MyReport est une solution agile et facile de déploiement."
Fréderic Helly - Directeur général de Business Cairn
Déploiement de la solution MyReport
Afin de prouver que MyReport répondait aux besoins de Lafuma, le POC a été réalisé en juillet 2018 sur la réalisation d’une problématique métier (Pré-Orders). Afin de vérifier que l’outil était suffisamment robuste pour traiter de gros volumes de données et répondre aux besoins métiers, les tests se sont poursuivis jusqu’à fin 2018.
Après avoir fait un état des lieux de l’existant et identifié les besoins réels des utilisateurs, Lafuma définit ses priorités par lot et établit un plan projet qui a pour objectif que l’ensemble du groupe utilise MyReport à fin 2019.
Depuis début 2018, sur les neuf domaines métiers à basculer vers MyReport au sein du pôle montagne, l’ensemble des rapports pour le retail et une partie de ceux pour le « wholesale » (le commerce B2B) ont été traités. Le déploiement au sein des départements des Opérations et du Développement Produit est en cours et sera suivi par la comptabilité et le e-commerce.
Ce déploiement progressif, mené par un comité de pilotage interne et assisté de Business Cairn, s’appuie sur des « Key Users » répartis dans chaque service qui collectent et définissent les besoins et les rapports attendus.
Les bénéfices apportés par MyReport.
Se réapproprier les données en autonomie
Quelques mois après les premiers déploiements, les gains sont multiples. Lafuma a profité de cette migration pour remettre à plat ses rapports et ses indicateurs. Le processus d’alimentation de l’outil de BI a été repensé : un DataWareHouse intégrant toutes les sources de données à l’échelle du groupe (y compris les fichiers plats) a été créé afin que tous les collaborateurs puissent travailler sur le même référentiel de données. Le nombre de rapports a en outre été réduit de manière drastique, passant de 450 rapports à 150. Le portail Web a été mis en place à des fins d’analyse terrain et pilotage opérationnel en mode “DataViz ».
L’outil a été adopté très rapidement car il capitalise sur la maîtrise que les utilisateurs ont d’Excel. Les collaborateurs ont gagné en autonomie et en agilité puisqu’ils peuvent désormais créer et modifier leurs rapports instantanément et sans dépendre du service informatique.