Modernisation des outils grâce à MyReport.
Leader européen indépendant dans le stockage de produits pétroliers, chimiques, agroalimentaires et des engrais, Rubis Terminal est une PME familiale dont l’histoire remonte au XIX siècle, et qui est aujourd’hui résolument tournée vers l’avenir. Depuis 2007, la société se développe en Europe avec la construction de deux nouveaux terminaux, l’un à Rotterdam et l’autre à Anvers.
Le besoin initial
Rubis terminal avait un besoin urgent de moderniser ses outils afin de consacrer davantage de temps à l’analyse des données qu’à la production de rapports. Les équipes passaient trop de temps à effectuer des retraitements manuels dans Excel ce qui était couteux à la fois en temps mais également source d’erreurs. La direction financière était à la recherche d’une solution adaptée aux PME et capable de traiter des volumes de données importants provenant de divers logiciels métiers.
Les besoins
- Modernisation des outils pour analyser les données et non perdre du temps à construire les rapports
- Traitement de volume important
Les bénéfices
- Souplesse et agilité
- Une entreprise data driven
- Des collaborateurs autonomes
- Une solution adaptée à la taille de l’entreprise à ses objectifs de croissance
"L’automatisation des reportings avec MyReport me permet de consacrer environ 5 semaines par an aux tâches à plus forte valeur ajoutée"
Charlotte de Sainte Croix
Directrice Financière
Déploiement de la solution MyReport
"Nous avons eu un besoin urgent de moderniser nos outils pour dégager plus de temps à l’analyse des données. Dans ce contexte, la solution MyReport a été rapidement sélectionnée, notamment grâce à une démonstration convaincante et un excellent contact humain que nous avons eu avec les responsables de MyReport."
Charlotte de Sainte Croix
Directrice Financière
Le déploiement de la solution s’est fait en plusieurs temps avec un consultant, selon la méthode itérative recommandée par les équipes Projets et Intégration de MyReport.
En premier lieu, le consultant a analysé et compris l’ensemble de l’environnement et les processus existants de la fondation pour ensuite créer le projet main dans la main avec le client pour une pleine compréhension des attentes et une parfaite adhésion des équipes au projet.
Il y a quatre ans, Rubis Terminal a sauté le pas de la digitalisation de ses services Finances et Commercial avec l’adoption de la solution de reporting et de business intelligence MyReport.
Les bénéfices apportés par MyReport.
Souplesse et agilité
Intégré à Excel, MyReport a été déployé début 2016 pour les fonctions financières et commerciale. Les premiers reportings ont été disponibles immédiatement deux mois après le début du déploiement. Et après 4 mois de développement, l’outil génère automatiquement les reportings financiers et commerciaux grâce à la récupération des données depuis les outils métiers comme Cegid pour la comptabilité, des bases Oracles pour la facturation et les achats ou encore différentes sources Excel.
« La grande souplesse d’utilisation permet de croiser les données à l’infini, comme je le souhaite. MyReport est une solution complète et simple. Nous apprécions particulièrement le fait d’être autonomes dans la réalisation de nos reportings, et ce sans être geek pour autant ! MyReport apporte une fiabilité et une simplicité d’usage très précieuses au quotidien, ce qui nous permet de consacrer plus de temps à des tâches d’analyse. Personnellement, MyReport me permet de gagner environ 5 semaines de travail par an», ajoute Charlotte de Sainte Croix
Une entreprise data-driven et des collaborateurs autonomes
A l’origine, deux collaboratrices de Rubis Terminal ont été formées au nouvel outil : une dans le département financier, et une autre dans le département commercial. Aujourd’hui, les équipes de Rubis Terminal sont autonomes dans la formation des nouveaux collaborateurs. Actuellement, 8 personnes utilisent MyReport au quotidien : 4 personnes dans le service Finances et 4 personnes dans le département commercial.
« Chez MyReport, nous souhaitons être acteurs de la digitalisation des PME en France, et nous sommes fiers d’en voir les effets chez Rubis Terminal : gains de temps importants, plus grande satisfaction au travail, autonomie des équipes… L’exemple de Rubis Terminal rappelle en outre que les PME sont des structures bien différentes des grands groupes ou des start-ups, orientées plus naturellement vers le digital. Nous sommes ravis que les outils MyReport s’adaptent aussi facilement aux besoins et contraintes particuliers de leurs équipes », conclut Frédéric Simon, Directeur Projet et Intégration de MyReport
Une solution adaptée à la taille de l’entreprise et ses objectifs de croissance
Rubis Terminal continue à élargir son utilisation de MyReport, avec de nouveaux usages réguliers. En ce mois de mai 2020, les données liées aux relances clients seront intégrées dans l’outil. L’application de nouvelles granularités des données commerciales et l’intégration de nouvelles données sont également prévues courant 2020.
"Nous allons continuer à utiliser la solution, et de façon encore plus prononcée"
Charlotte de Sainte Croix, Directrice Financière