4 étapes pour permettre à 700 collaborateurs de mieux analyser leur activité au quotidien.
La croissance exponentielle des datas produites par les organisations et l’essor du pilotage par la donnée conduisent les DSI à centraliser la gestion de ces données et le traitement de requêtes provenant de l’ensemble des services de l’entreprise. Un mode de fonctionnement qui atteint vite ses limites pour deux principales raisons :
- le temps disponible au sein des DSI pour concevoir “à la demande” les tableaux de bord et indicateurs demandés par les équipes
- le manque d’autonomie des équipes métier pour analyser leur activité au quotidien.
Cela conduit inévitablement chaque équipe à traiter individuellement sa propre donnée dans ses propres tableaux de bord. Ces données sont issues de sources différentes, sont plus ou moins à jour, ont été retraitées ou non…
Les conséquences : des analyses et des indicateurs approximatifs, peu fiables et qui ne peuvent être comparés. Dans cette situation, le déploiement de MyReport apporte une solution efficace, durable et évolutive.
Ce cas d’usage présente de manière concrète les étapes par lesquelles est passée l’Université de Lorraine pour déployer auprès de 700 utilisateurs actifs, 60 dashboards nécessaires pour le pilotage quotidien de l’université et l’aide à la décision et à l’orientation des politiques à mener.
Le besoin initial
L’Université de Lorraine avait besoin d’une solution de BI qui centralise les données pour fournir aux équipes dirigeantes et opérationnelles des indicateurs actualisés et fiables, permettant un suivi autonome des activités. Pour garantir une intégration rapide et efficace, un accompagnement expert est nécessaire tout au long de la mise en œuvre, de la préparation des données jusqu’à la restitution adaptée aux besoins métiers.
Les besoins
- Centraliser la donnée
- Recenser les reportings et les usages
- Gérer les utilisateurs
- Partager les analyses
Les bénéfices
- Automatiser la transformation des données brutes pour répondre aux besoins de reporting
- Avoir en un coup d’œil les chiffres clés de l'université
- Gérer les accès aux données par service
- Fournir des données au ministère et répondre à des obligations légales.
Déploiement de la solution MyReport
L’Université de Lorraine a déployé MyReport pour centraliser et automatiser la gestion de ses données, facilitant ainsi la création de tableaux de bord précis et adaptés aux besoins de ses équipes. Après la centralisation des données de diverses sources (administratives, budgétaires, RH), l'université a structuré et restreint les accès aux dashboards pour une utilisation ciblée et sécurisée par groupe. Les équipes peuvent désormais analyser et piloter leurs indicateurs en toute autonomie, gagnant ainsi en efficacité et en temps. Ce déploiement permet également de répondre aux obligations légales sans erreurs, tout en optimisant les ressources.
Les bénéfices apportés par MyReport.
Centraliser la donnée
Construire des indicateurs et des tableaux de bord fiables nécessite de s’appuyer sur un référentiel de données unique et partagé par tous.
Concrètement, il s’agit de mettre en place un entrepôt de données qui centralise l’ensemble des sources de data traitées par l’organisation quelle que soit leur provenance ou leur format.
Cette étape consiste à identifier les sources de données à centraliser et leurs formats puis à définir comment elles seront collectées puis rafraîchies toutes les nuits.
📌 L’université de Lorraine traite des données multiples et variées : données administratives des étudiants, RH, budgétaires, de gestion des bâtiments, formation du personnel, etc. Elles proviennent d’une quinzaine d’outils métiers spécifiques dont les données sont disponibles sous des formats différents. La centralisation de l’ensemble de ces sources de données s’est déroulée selon les étapes suivantes :
• identification des sources et des types de données nécessaires et leur format
• définition du plan de collecte des données (API, connecteurs, ETL…) et sous quel format (fichier plat, SQL, Oracle…)
• re-modélisation des données (nettoyage, tri, transformation, standardisation, déduplication…)
• chargement des données extraites et transformées dans leur nouvel emplacement (entrepôt de données)
• planification du rafraîchissement de l'entrepôt de données
Cette première étape permet non seulement d’automatiser la transformation des données brutes pour répondre aux besoins de reporting mais aussi d’appliquer des “normes de traitement” qui garantissent la qualité des données et leur accessibilité.
Recenser les reportings et les usages
Cette deuxième étape consiste à définir les reportings qui sont attendus par les équipes métier. Des ateliers d’expression des besoins permettent de concevoir précisément les reportings à réaliser et d’identifier les destinataires de ces dashboards et leurs usages.
📌 Dans le cas de l’Université de Lorraine, 60 dashboards ont été comptabilisés. Quelques exemples de tableaux de bord :
Tableau de bord de bienvenue
Il permet d’avoir en un coup d’œil les chiffres clés de l'université : le nombre d’étudiants, de doctorants, d’enseignants, la consommation du budget, l’origine des étudiants, la répartition des étudiants par diplômes…
Tableau de bord pour les étudiants
Il est à destination de la direction et permet de réaliser un comparatif entre l’année N et N-1 pour les principaux KPI de l’université. Ce tableau de bord permet également à l’université de fournir les chiffres demandés par le ministère de tutelle, le rectorat, les collectivités territoriales et locales, etc.
Gérer les utilisateurs
Selon les usages et les besoins recensés en étape 2, une gestion précise des droits d’accès aux modèles de données, aux dashboards et aux différentes fonctionnalités est indispensable. Ainsi, chaque collaborateur a accès aux données dont il a besoin pour piloter son activité.
Dans le cas d’un grand nombre d’utilisateurs, la création d’une matrice de droits identifiant (par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs) les dashboards auxquels ils peuvent avoir accès facilitera grandement la gestion de cette étape.
Pour faciliter l’attribution puis la maintenance des droits, des fonctions d’imports permettent d’ajouter ou modifier des utilisateurs depuis un fichier CSV.
📌 C’est ce qui a été appliqué par l’université de Lorraine. Des groupes d’utilisateurs ont été définis :
• des groupes “produits” pour utiliser la ou les fonctionnalité(s) MyReport nécessaires
• des groupes “dashboard” pour accéder au(x) bon(s) tableau(x) de bord
Ainsi un directeur d’école d’ingénieur ne voit que les informations qui concernent les collaborateurs de son école quand le directeur général de l'université peut avoir une visibilité sur tous les employés de l’université.
Pour la plupart, les équipes concernées requièrent d’accéder aux rapports, de les actualiser et de les exploiter sans les éditer. (Périmètre MyReport Center)
Quelques utilisateurs de la DSI et de l’observatoire peuvent construire des tableaux de bord complets dans Excel et les automatiser pour rafraîchir la donnée en un clic. (Périmètre MyReport Builder)
Enfin les utilisateurs de la DSI pilotent la gestion des droits et monitorent l’utilisation de MyReport pour suivre le taux d’utilisation de la plateforme mais aussi des différents dashboards.
Partager les analyses
Le déploiement de MyReport, c’est la promesse de la simplicité et de l’autonomie.
Même si une formation de quelques jours est recommandée, la solution est reconnue pour sa facilité de prise en main. Les utilisateurs sont autonomes rapidement que ce soit pour construire leurs rapports et tableaux de bord ou pour visualiser leurs indicateurs.
📌 Rémi Favier, chef de projet Tableau de Bord et Système d’information au sein de l’Université de Lorraine, continue à centraliser toutes les demandes de création et de modification des tableaux de bord en fonction des besoins.
Toutefois, la simplicité d’usage, la collecte de l’ensemble des données nécessaires en un seul et même point lui ont permis de gagner un temps considérable pour la conception des dashboards.
”Avant lorsqu'une faculté devait répondre à une demande chiffrée et détaillée de ces étudiants, le personnel du service des inscriptions exportait des listes d'étudiant vers un tableur. Puis il dénombrait et rangeait son effectif à l'aide de ce logiciel. Maintenant, à partir du tableau de bord conçu avec Myreport BE, la personne peut afficher sont tableau, mis à jour automatiquement, sans avoir besoin de connaissance particulière, juste en cliquant sur des KPI. De plus, ces tableaux et listings peuvent être exportés par un simple clic vers un tableur pour être remis en forme ou intégré dans un document de traitement de texte.”
Une fois les tableaux de bord créés et partagés avec les différentes équipes, chacun est autonome pour exploiter ses données et piloter son activité à sa guise (analyses quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, etc.) L’université a pu faire l’économie de 10 postes de chargé de pilotage dans les composantes.
L’Université de Lorraine utilise certains de ses tableaux de bord pour fournir des données au ministère et répondre à des obligations légales. Il n’y a plus d’erreur dans ces reportings (erreurs de saisie ou modifications par exemple). La datavisualisation simplifie encore plus la lisibilité des données partagées :
• Le responsable de diplôme voit le nombre d’heures suivis par ces étudiants. La directrice de la composante de formation peut suivre les heures effectuées par ces enseignants dans sa propre faculté et dans les autres structures de l’établissement.
• Le directeur général connaît le nombre d’étudiants inscrits et peut le comparer aux années précédentes, de même pour la part des étudiants inscrits sur une formation en particulier ou sur une année précise. Par exemple, le nombre d’étudiants inscrits en M2 marketing.
Le futur avec MyReport.
L’approche présentée dans ce cas d’usage a permis à l’université de Lorraine de mettre à la disposition des équipes dirigeantes, administratives, enseignantes, etc. les données et indicateurs dont elles avaient besoin pour suivre et piloter leurs activités au quotidien en complète autonomie. La centralisation des données garantie aujourd’hui une data toujours à jour et fiable pour des tableaux de bord automatisés et actualisés en temps réel.
Un déploiement de ce type se déroule en quelques semaines. Un consultant BI certifié MyReport vous accompagne tout au long de la mise en œuvre de la solution, de la préparation des données à la mise en production et aux restitutions métiers.