Optimiser son suivi financier grâce à MyReport.
Créé en 1985, le groupe Verdié Voyages est aujourd’hui un multi-spécialiste du secteur du voyage à travers ses 4 marques (Verdié Voyages, Verdié Hello, Verdié Open class, Verdié Business). Fort de plus de 35 ans de savoir-faire alliant exigence et créativité, le groupe composé de 35 agences et 200 collaborateurs propose aujourd’hui à ses clients de multiples façons de voyager.
Le besoin initial
3 ans après son arrivée au sein du groupe et suite à plusieurs constats, Laurent Albouy a souhaité remettre à plat certains processus internes.
Son équipe était fonctionnellement trop dépendante de la DSI. Elle avait des difficultés à accéder à la bonne donnée, au bon moment, pour réaliser des rapports et effectuer ses tâches quotidiennes. En plus de devoir demander à la DSI de mettre à disposition les données au rythme des modifications structurelles de ces dernières, le service financier devait s’adapter aux disponibilités de la DSI elle-même fortement impliquée dans ses tâches quotidiennes et autres projets en cours. Les collaborateurs devaient donc retravailler manuellement dans Excel les reportings et les états comptables justifiants les comptes annuels. S’ajoutent à cela les nombreuses tâches chronophages auxquelles étaient confrontés les collaborateurs.
En effet, le groupe possède une volumétrie de données conséquentes provenant de multiples sources.
Le traitement et l’analyse des données étaient tellement complexes pour les équipes qu’ils avaient mis de côté certaines analyses financières.
L’objectif était donc de rendre les métiers autonomes sur l’accès et l’exploitation des données de manière sécurisée. Et, de permettre au service financier et administratif d’avoir une vue globale sur la performance de l’entreprise au quotidien.
Les besoins
- Rendre les métiers autonomes sur l’accès et l’exploitation des données de manière sécurisée
- Permettre au service financier et administratif d’avoir une vue globale sur la performance de l’entreprise au quotidien
Les bénéfices
- Une vue totalement transverse des performances métiers
- Ne plus être dépendant de la DSI pour manipuler la donnée
- Optimisation des analyses financières
"La force de MyReport est la transversalité de la solution. Grâce à MyReport nous structurons l’information, on diminue aussi fortement le risque de dépendance aux utilisateurs et aux divers reportings issus d’Excel ou de requêtes SQL. "
Laurent Albouy
DAF
Déploiement de la solution MyReport
"Nous avons réalisé avec MyReport une belle mise en place de la solution malgré la crise de la Covid19"
Laurent Albouy
DAF
La mise en place de MyReport s’est déroulée en plusieurs étapes pendant 1 an. Les services financier et informatique ont collaboré ensemble pour mener à bien le projet. Le déploiement de MyReport Data (l’entrepôt de donnée permettant de centraliser les data nécessaires) a été réalisé en co-création avec les deux services afin d’avoir une visibilité claire sur les données disponibles.
Les bénéfices apportés par MyReport.
Une vue totalement transverse des performances métiers
En centralisant les données dans un entrepôt de données et en la rendant exploitable et accessible, MyReport permet au directeur financier d’avoir une vue à 360° des performances de chaque service métier.
Aujourd’hui, Laurent Albouy se réjouit que la mise en place de MyReport lui a permis de mieux appréhender l’aspect opérationnel et technique des métiers. La mise en place de la solution a aussi été étendue aux services supports comme les ressources humaines, ce service a maintenant accès à l’ensemble des données RH de CEGID pour établir tant les reportings sociaux que les divers contrôles et analyses inhérents à la fonction RH. Le reporting RH est donc maintenant diffusé grâce à la Dataviz à destination de l’ensemble de la direction afin d’avoir accès au Kpi sociaux comparés. La prochaine étape est d’associer les données sociales aux données métiers.
Dorénavant, les membres du Codir pourront créer leurs propres tableaux de bord contenant les indicateurs clés à suivre quotidiennement sur les performances. Ils ont maintenant accès au même référentiel de données, fiable et à jour.
Ne plus être dépendant de la DSI pour manipuler la donnée
Grâce à MyReport, les données sont accessibles et exploitables. Les collaborateurs n’ont plus besoin d’aller faire une demande à la DSI. En effet la valeur ajoutée d’une DSI n’est pas la production de reportings mais le développement ou la mise d’outils permettant la création de valeur. Le service financier, les services supports et les métiers acquièrent une forte autonomie dans l’établissement de leurs rapports.
La synchronisation de MyReport à Office permet au directeur financier de préparer ses slides en quelques minutes.
A ce jour nous travaillons à déployer la solution auprès des collaborateurs concernés pour qu’ils puissent également gagner en temps et en performance dans leurs missions quotidiennes. Afin de réaliser leurs reportings ou diverses analyses, ils devaient faire de nombreuses extractions à partir des fichiers sources et des logiciels métiers.
La centralisation et la mise à disposition des données facilitées avec MyReport vont permettre davantage d’autonomie aux métiers. Si une personne tombe malade ou quitte l’entreprise, une autre personne peut reprendre ses travaux sans difficulté.
MyReport facilite les processus internes en permettant au directeur financier d’envoyer de manière automatique des reportings à la direction générale et aux collaborateurs concernés avec Messenger.
Par exemple, le reporting des impayés clients est envoyé chaque lundi à jour et par mail avec le mode opératoire à suivre.
Auparavant, compte tenu de nos divers produits métiers non intégrés, une personne s'occupait mensuellement de faire une extraction des données pour chaque agence, puis de mettre en forme les données avant de les envoyer par mail.
"Accéder à la donnée est maintenant aisé, nous avons accès à l’ensemble des données chiffrées de la société de manière simplifiée et rapide. Aujourd’hui, je mets à jour mes slides PowerPoint en quelques clics."
Laurent Albouy, DAF
Optimisation des analyses financières
MyReport a permis au service financier d’aller plus loin dans les analyses financières de la société. Grâce à l’élimination de la majorité des tâches chronophages qu’engendrait la réalisation des reportings sous Excel, le service a observé un gain de temps et de performance considérable.
Certaines analyses commerciales réalisées auparavant manuellement étaient tellement complexes de par la volumétrie et l’hétérogénéité des datas que les services concernés avaient arrêté de les produire.
Le projet 2021 est de refondre notre prévisionnel par BU en créant un modèle de données propre dont la restitution sera réalisée sur MyReport.
De plus, MyReport permet au service financier de repérer les erreurs ou les incohérences. Par exemple pour la saisie des acomptes et la vérification des marges par dossier.
Les directeurs des BU pourront vérifier rapidement que les conditions générales de ventes sont bien respectées (demandes d’acomptes, date de paiement des soldes, ect….). Un rapport leur permettra de voir si la marge affichée est bien située dans la fourchette des objectifs attendus. De manière générale plus l’information est présente en amont du process de commercialisation, plutôt nous pouvons intervenir pour éviter des problématiques ultérieures
"Nous évoluons dans un écosystème à forte volumétrie en termes de flux comptables, à titre d’exemple MyReport nous a permis de gagner environ 15 jours de travail pour la justification des comptes clients de notre réseau d’agences de voyages."
Laurent Albouy, DAF